Preguntas y respuestas
Bienvenido a una nueva serie de artículos en Informa. Esta nueva columna de preguntas y respuestas pone énfasis en los aspectos prácticos de las auditorías y pondrá a prueba a un panel de organismos de certificación conocidos en el mercado sobre algunas de las dificultades más comunes con que pueden encontrarse los auditores.
Se ha lanzado un debate importante en todo el mundo sobre cómo mejorar la certificación acreditada y cómo una mayor competencia de los auditores puede contribuir a esta mejora. ¿Han cambiado o aumentado las habilidades y atributos de los auditores requeridos por los organismos de certificación en los últimos años, y si así fuera, cómo?.
En los últimos años ha aumentado considerablemente la necesidad de auditores que puedan conducir auditorías integradas. Estamos necesitando auditores con experiencia pertinente no solamente en calidad, sino que también en sistemas de gestión ambiental, de seguridad de alimentos, salud y seguridad ocupacional y seguridad de la información. Los auditores deberán demostrar experiencia en puestos gerenciales, tener un claro enfoque hacia el cliente, y ser capaz de comunicarse en forma eficaz con todos los niveles de una organización, desde el telefonista hasta el CEO o el directorio.
Los auditorías deberían ser flexibles y tener visión para los negocios, comprender y aplicar técnicas y herramientas modernas de gestión. También es importante que los auditores puedan comprender y adecuarse a culturas diferentes. Deberían ser capaces de trabajar bien dentro de un ambiente de equipos de trabajo de alto desempeño, tener un excelente dominio del idioma inglés, y, cuando sea necesario, el domino oral y escrito de otro idioma. Es muy importante contar con excelentes habilidades en la elaboración de informes y es casi esencial el conocimiento de sistemas de tecnología informática y de equipos de computación.
Por SAI Global Certification
Alex Ezrakhovich es el gerente general de SAI Global Certification Services Pty Ltd. Para obtener mayor información, visite la página web www.sai-global.com
No cabe duda que el nivel de habilidades y competencias de los auditores ha aumentado dramáticamente en los últimos diez años. Ya pasaron los días en que las únicas calificaciones necesarias eran las de un auditor interno con algún conocimiento de sistema de gestión de la calidad.
Actualmente, se buscan auditores en todos los ámbitos de la industria y comercio, junto con la necesidad de cubrir calidad, medioambiente, salud y seguridad ocupacional, seguridad en la información, seguridad en los alimentos, por no decir con conocimiento de normas y especificaciones locales y nacionales.
Con la inminente publicación de la especificación 99, que cubre sistemas de gestión integrados, habrá ahora la necesidad adicional de auditores que puedan evaluar los requisitos comunes de más de una norma al mismo tiempo.
Otras normas, a ser publicada en un futuro cercano, provocarán mayores demandas en las experiencias y habilidades de los auditores. Actualmente, el British Standards Institution (BSI) está elaborando una norma sobre la gestión de la continuidad de los negocios. Estas normas, junto con las referidas a la verificación de reportes corporativos y a la responsabilidad social, son una evidencia de que las habilidades requeridas en los auditores hoy difieren enormemente de la época en que era suficiente que los auditores supieran atender temas de control de la calidad.
Hoy en día, los auditores deben ser graduados universitarios con buenas habilidades de gestión aprendidas a través de la experiencia en la industria o comercio. Necesitan poder comunicarse con personas de los distintos niveles de una organización, ya que las normas de sistemas de gestión no son otra cosa que eso, normas para organizaciones que gestionan sus actividades.
Por lo tanto, los auditores deben ser capaces de pensar y actuar en forma estratégica, ya que las normas de sistemas de gestión están moviéndose en esa dirección, tal como puede verse en la última versión de la norma ISO 9001. Ahora, esta norma es para “gestionar” sistemas, de tal manera que aquéllos que deban auditor según esta norma deberían tener experiencia en gestión.
Por BSI
John Hele es el gerente de producto a nivel mundial. Para mayor información, visita la página web www.bsi-global.com
LRQA considera que una mejora de la competencia y habilidades del auditor es fundamental para mejorar la certificación acreditada a nivel mundial. Actualmente, una auditoría de un sistema de gestión necesita de un auditor que verifique algo más que solamente el cumplimiento con los requisitos. Se ha dado una evolución; los buenos auditores comprenden totalmente el negocio y son capaces de proporcionar una evaluación y respuesta a la alta dirección sobre el diseño y la eficacia del sistema de gestión. ¿El sistema da realmente beneficios al negocio?. ¿El sistema está colaborando en lograr los objetivos del negocio?.
Esta evolución requiere competencias adicionales en los auditores, más allá del conocimiento técnico básico, incluyendo la comprensión de la gestión de l negocio, la interacción con otros sistemas del negocio, la cultura organizacional, la habilidad para comunicarse y realizar presentaciones eficaces a la alta dirección. Los hallazgos de la auditoría deben ser analizados e informados en el contexto de los riesgos sobre el negocio en un lenguaje usado por la alta dirección y no en una terminología técnica conocida solamente por el representante de la dirección.
Además de requerir de las auditorías mayor valor agregado, muchas organizaciones están desarrollando sus sistemas para gestionar aspectos adicionales del negocio (por ejemplo, el desempeño ambiental o en salud y seguridad ocupacional). Esto requiere de los auditores mayor conocimiento técnico para que puedan auditar estos controles de manera eficaz.
Los clientes esperan de las auditorías algo más que una simple confirmación de cumplimento con los requisitos. LRQA está invirtiendo en el desarrollo de sus auditores para asegurar a sus clientes que obtengan beneficios en los negocios y que el proceso de auditoría asegure a la alta dirección que los sistemas de gestión están colaborando en dar valor a los accionistas y a las partes interesadas.
Por LRQA
Don Stanley es el Gerente de Auditorías de LRQA’s UK. Para mayor información, consulte la página web www.lrqa.com
La imagen de la certificación acreditada de sistemas de gestión depende en gran medida de la calidad de las auditorías que se realizan. Primero, la mejora de la certificación acreditada en todo el mundo depende no solamente de la competencia de los auditores de los organismos de certificación, sino que también de la competencia de los auditores de los organismos de acreditación. Cualquier comentario respecto a una mejora de la competencia de los auditores es aplicable tanto a los auditores de organismos de certificación como a los auditores de organismos de acreditación.
Los organismos de certificación y organismos de acreditación deben definir los requisitos de competencia para los auditores que emplean, tanto sean empleados de tiempo completo como contratados.. Son tres los tipos de competencias requeridas:
- conocimiento técnico de los procesos de las organizaciones que auditan
- comprensión de las normas de sistemas de gestión involucradas
- habilidades para auditar.
En el pasado, se daba particular énfasis a los conocimientos técnicos, muchas veces en detrimento de las habilidades de un buen auditor. Aún reconociendo la importancia del conocimiento técnico y de las normas de sistemas de gestión, actualmente se da mayor importancia a la necesidad de buenas habilidades como auditor.
Establecer que un auditor tiene buenas habilidades es, sin embargo, más difícil, y requiere la evaluación de las calidades personales y características del auditor.
Las habilidades importantes son:
- tener buenas habilidades interpersonales
- ser diplomático y tener la habilidad de comunicarse eficazmente con todos los niveles, desde el nivel operativo hasta el presidente de una organización
- ser perceptivo y observador, y ser tenaz en seguir una pista de auditoría hasta su conclusión
Estas son el tipo de habilidades que diferencian un buen auditor de uno no tan bueno. Un auditor con un buen conocimiento técnico y comprensión de las normas de sistemas de gestión, pero con pobres habilidades como auditor realizará una auditoría pobre. La clave para mejora la certificación acreditada en poner énfasis en el uso de auditores con buenas habilidades para auditar.
Por NICEIC
Trevor Nash es el gerente de certificación de NICEIC. Para obtener mayor información, visite la página web: www.niceic.org.uk
Si tiene algún problema o pregunta que quisiera que le respondieran estos expertos, contáctese con en: plouram@irca.org
