Una empresa alquila parte de sus edificios en su sitio a otras empresas pequeñas. ¿Cuando implemente el tema de “aspectos y evaluación de la significancia de los impactos” la empresa debe tener en cuenta las actividades de estas otras empresas pequeñas?. ¿Qué evidencias del control ejercido sobre estas empresas pediría un organismo de certificación?. ¿Cuánto impactan las actividades de estas empresas periféricas en la empresa que está solicitando la certificación?.
La empresa deberá considerar las actividades de las otras empresas pequeñas a las que les alquila parte de sus edificios cuando evalúe aspectos e impactos. La norma ISO 14001:2004 requiere que la empresa considere los aspectos sobre los que puede ejercer cierta influencia además de los que puede controlar directamente.
Por lo tanto, dependiendo de las actividades que realicen estas pequeñas empresas, la empresa puede ejercer influencia, por ejemplo por medio del contrato, sobre temas como la gestión de residuos o el uso de energía.
Evidencias de los controles que pueden ser solicitadas por un organismo de certificación pueden ser documentos tales como guías e instrucciones que la empresa hubiera entregado a las pequeñas empresas. El organismo de certificación tratará de ver también, cómo estos pequeños negocios encaran temas tales como la gestión de residuos. La entrega de recipientes especiales por parte de la empresa puede ser un buen indicador de cómo está tratando de influenciar positivamente la contribución de las pequeñas al impacto ambiental general de todo el sitio.
En los casos en que el consumo de energía está controlado por la empresa y se le presta el servicio a los pequeños negocios, puede analizarse la posibilidad de obtener la energía de fuentes renovables, utilizando lámparas de bajo consumo y desarrollando un sistema de gestión que le permita supervisar y controlar la cantidad de energía en conjunto con luz natural, utilizada por cada negocio pequeño. La empresa podría considerar colocar medidores eléctricos para cada una de las unidades pequeñas y luego medir y monitorear la energía eléctrica consumida. Si se detectara una tendencia a aumentar en alguno de los negocios pequeños, la empresa debería discutir el tema con sus dueños con el fin de disminuir el consumo por medio de medidas alternativas de ahorro de energía.
En conclusión, una organización que desea certificar su sistema de gestión ambiental debe demostrar control tanto de sus propios impactos directos así como de los impactos indirectos de los pequeños negocios a los cuales les arrendó parte de de sus propias instalaciones. El organismo de certificación puede considerar como una falla en el sistema de gestión ambiental el no haber tenido en cuenta aquellos aspectos de pequeños negocios que contribuyen al impacto ambiental global del sitio (y donde se puede ejercer cierta influencia); esta situación podría constituir una barrera que impediría la certificación.
Por NICEIC
Trevor Nash es el Gerente de Certificación de NICEIC. Para mayor información, consultar www.niceic.org.uk
La “evaluación de aspectos e impactos significativos” requiere de un análisis de todas las actividades, productos y servicios controlados e influenciados por la empresa, incluyendo las actividades de los pequeños negocios.
La primera parte de la evaluación considera si la empresa puede ejercer control o influencia. Aunque el grado de control sobre los negocios independientes es probablemente limitado, habrá normalmente algún nivel de influencia a través del acuerdo contractual. Una vez confirmada esta situación, la evaluación establece qué actividades se llevan a cabo e identifica los aspectos e impacto ambientales – emisiones, descarga, residuos, molestias, etc. Para cada aspecto ambiental identificado, la empresa determina si el impacto relacionado es significativo.
La empresa debería establecer controles dentro de su sistema de gestión ambiental solamente para aquellas actividades de los pequeños negocios relacionadas con los aspectos e impactos ambientales significativos. Si la empresa determina que no hay aspectos e impactos significativos relacionados con las actividades de los pequeños negocios, no hay necesidad de introducir controles ambiéntales sobre los mismos.
Finalmente, el nivel del impacto de estos negocios periféricos sobre la empresa que desea obtener la certificación dependerá del resultado de la “evaluación de aspectos e impactos” y de la implementación de los procedimientos de la organización pertinentes a los negocios pequeños. Si la empresa concluye que hay aspectos e impactos ambientales significativos relacionados con las empresas pequeñas sobre los que pueda ejercer cierta influencia, el control sobre estos aspectos debe estar definido en el sistema de gestión. El organismo de certificación buscará evidencias de la implementación eficaz de esos procedimientos. Este es un requisito de la norma y la empresa necesitará demostrar que cumple con sus propios procedimientos con el fin de lograr la certificación.
Por LRQA
Don Stanley es el Gerente de Certificación de LRQA’s UK. Para mayor información visite el sitio web www.lrqa.com
La respuesta a esta pregunta depende de un conjunto de factores. Primero, los edificios arrendados comparten el mismo servicio de agua y de desagüe cloacales con la empresa principal?. Si ése es el caso, la empresa deberá tener en cuenta estos temas en su “evaluación de aspectos e impactos significativos”.
Otros tema es el de la ubicación de los edificios arrendados y qué se hace en ellos. Si están cerca de la empresa principal y realiza actividades que son de riesgo medio a alto, entonces la empresa debería tener en cuenta a las organizaciones arrendadas. Si están a cierta distancia de la empresa principal, y conducen operaciones de riesgo bajo a mediano, entonces es probable que la empresa podría no tomar en cuenta a los negocios pequeños.
Si se deben tener en cuenta, entonces debería haber evidencias de permisos de descarga en los acuerdos con los arrendatarios para ver qué se ha acordado respecto a controles ambientales. Seguramente, debería ser necesario organizar reuniones periódicas con representantes de los arrendatarios y posiblemente inspecciones a las empresas pequeñas para asegurar que los arrendatarios cumplen con lo acordado.
Por BSI
John Hele un gerente global de producto en BSI. Para mayor información visite el sitio web www.bsi-global.com
Depende de la forma en que la organización define el alcance de su certificación y de acuerdo con los requisitos de la certificación. A fines de la certificación, los pequeños negocios dentro del sitio serán considerados como entidades legales separadas y no serán incluidos en el certificado.
Si la empresa está solicitando la certificación que cubre el medioambiente complete dentro del espacio donde los pequeños negocios están establecidos, las actividades de estos negocios probablemente impactarán el medioambiente, entonces sí la empresa deberá demostrar que han considerado todas las actividades de los pequeños negocios dentro de su sitio cuando realice la evaluación de aspectos e impactos.
En este caso, la organización debe demostrar por medio de evidencia documental el cumplimiento de algunos de los elementos clave de la norma. Por ejemplo, que la organización:
- ha documentado un sistema de gestión ambiental que es capaz de proporcionar un respaldo adecuado para obtener la certificación
- ha identificado todas las actividades posibles, tanto propias como de los pequeños negocios
- ha priorizado los aspectos e impactos por medio de una metodología aceptable de clasificación de riesgos y están encarando primero los más significativos
- tiene control total de las actividades de los pequeños negocios que pueden afectar el medioambiente. Al hacerlo, deberá proporcionar evidencia documental de monitoreos y mediciones dentro de los límites legales, de salidas no deseadas pero controladas de las actividades de los pequeños negocios. Los instrumentos utilizados deben tener calibraciones válidas y documentadas
- tiene empleados que realizan las actividades y monitoreos adecuadamente entrenados y competentes para realizar sus tareas e interpretar las mediciones y los resultados
- monitorea continuamente los requisitos legales y otros requisitos que pueden impactar sus actividades y las de los pequeños negocios y evalúa su cumplimento
- trabaja junto con sus arrendatarios para asegurar que no hay impactos sobre el medioambiente debido a sus actividades o a las de sus arrendatarios, dentro del sitio o en sus alrededores
- tiene un buen sistema de comunicación con los pequeños negocios.
Alex Ezrakhovich es el gerente general de SAI Global Certification Services Pty Ltd. Para mayor información visitar el sitio web www.sai-global.com
En el proceso de implementación de un sistema de gestión ambiental (SGA) que cumple con los requisitos de la norma ISO 14001, la empresa debe considerar los aspectos que puede influenciar, así como los que puede controlar directamente. En este escenario, el arrendar edificios o espacios dentro de los límites del sitio para ser usado por otras empresas, debería ser considerada como una actividad sobre la que se puede ejercer influencia, y por lo tanto debería estar incluida en la evaluación de aspectos e impactos significativos (si la empresa ha definido el alcance de su SGA de tal manera que incluye todos los edificios dentro del sitio).
Suponiendo que aspectos relacionados con las actividades de los arrendatarios en los espacios alquilados son significativos (ya que solamente los aspectos significativos deben ser tenidos en cuenta dentro del SGA), un auditor deseando buscar evidencias de control puede querer ver el contrato de alquiler entre la empresa y los pequeños negocios. Este contrato debería especificar las responsabilidades del arrendatario y podría contener, por ejemplo, las obligaciones ambientales tales como gestión de residuos o condiciones para la descarga de agua a la cloaca o a cursos de agua; éste puede ser el origen de la influencia sobre aspectos ambientales que la empresa puede ejercer. La empresa debería poder proporcionar evidencias para demostrar cómo se cumplen las condiciones del contrato de alquiler, particularmente aquéllas relacionadas con requisitos legales.
Otras evidencias del control podrían incluir la implementación de procedimientos para el monitoreo y medición, el control operativo y el estado de alerta ante emergencias, los que, si fuera necesario, deberían extenderse a las actividades de los pequeños negocios.
En términos del impacto sobre la obtención de la certificación, se espera que la organización haya identificado sus aspectos ambientales, y para aquéllos considerados significativos, pueda demostrar su gestión en forma sistemática dentro del SGA. Siempre que pueda proporcionar evidencias de control y de mejora continua que esté en relación con los riesgos ambientales de sus actividades, la certificación debería ser recomendada.
Por BM TRADA
Susan Morton es el gerente de certificación en el Reino Unido de BM TRADA Certification. Para mayor información, consultar el sitio web www.bmtrada.com
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