Culturas cruzadas, ¿cables cruzados?

El proceso de auditoría es el mismos donde quiera se desarrolle la auditoría, pero diferencias culturales, el impacto de los diferentes husos horarios, y la preocupación por lo desconocido puede poner cierta tensión en el auditor y en el auditado, dice Tony Iles, Jefe de Auditorías Ambientales de Atkins plc.

Mientras que el auditor tiene el beneficio de acordar con el cliente sobre el alcance y objetivos de la auditoría, (por ejemplo. SGA complete, cumplimento legal, o posiblemente due diligence previo a la adquisición) puede haber una cierta aprehensión por parte del auditado. Puede ser la primera vez que reciben una auditoría y es probable que estén preocupados en asegurar que su organización sea vista en buena forma o, más aún, que puedan ser culpados de hacer “algo mal” o de hablar en forma no oportuna.

Por lo tanto, para asegurar una auditoría sin sobresaltos, debe darse particular consideración en la selección del equipo auditor, en una planificación cuidadosa (comunicando el plan al auditado) y en la conducta de los auditores durante la visita al sitio.

¿Qué necesita auditor en el exterior?

Además de un conocimiento sólido del sector industrial, auditorías internacionales exitosas necesitan de auditores que tengan buen trato con la gente (y en particular, que sean capaces de advertir las sensibilidades de otros), que sean seguros de sí mismos, y tengan un sentido común bien desarrollado. Habrá siempre sorpresas, y el auditor necesitará ser capaz de pensar con rapidez.

Con el creciente uso universal del idioma inglés como herramienta en los negocios, la competencia en el idioma local no es un escollo mayor. Sin embargo, el conocimiento de las formalidades locales, incluyendo la importancia de los niveles gerenciales es tan importante como conocer las leyes ambientales locales y las normas sociales. Busque Ud. mismo la información, no confíe en resúmenes formales sobre el país donde va a ir - los que usualmente dan una pobre imagen, hable con alguien que haya trabajado en el país antes del viaje. Por ejemplo, es muy importante saber si será considerado como una ofensa rechazar un almuerzo formal o rehusarse a varios brindis con alcohol fuerte, por el éxito de cada uno; igualmente, cómo son considerados regalos, tanto dados como recibidos por el auditor.

“...tenga cuidado si elige consultores locales como intérpretes, ya que a veces puede sentirse marginado”

¿Está preparado?

La preparación de un buen plan de auditoría parecerá un tema menor para auditores con experiencia, pero para aquéllos que recién comienzan a auditar en el exterior es importante hacerles notar que la preparación tiene una importancia fundamental. Inevitablemente tendrá poco tiempo en el sitio, y ya que Ud. estará solo, debe ser altamente organizado para obtener la máxima información de las entrevistas y de la inspección en el sitio. Asegúrese de enviar una nota preliminar a la persona de contacto que le hayan designado, con la mayor anticipación posible; puede agregarle a la nota la lista de documentos que querrá analizar o un cuestionario más detallado que dicha nota.

Hay una gran cantidad de fuentes on line (Internet) para conocer la legislación local, pero es preferible trabajar junto a un consultor local. Ellos le proporcionarán información valiosa de cómo se aplica la ley, cambios propuestos para el futuro y pueden facilitarle discusiones con los entre reguladores. Sin embargo, sea cuidadoso al elegir un consultor como intérprete, ya que veces, puede sentirse marginado. Hacer una pregunta que lleva a una conversación de cinco minutos, interpretada como “sí” o un “no” no es de gran ayuda.

Realizar una evaluación de riesgos de un sitio antes de haberlo visto es difícil, pero tenga claro si necesita llevar su propio equipo de seguridad o si lo podrá tener a su disposición al llegar al sitio.

¿Qué puede esperar en el sitio?

Asegúrese de dar toda la información necesaria en la reunión de apertura.  Repita los objetivos de la auditoría y la forma en que quiere trabajar (pregunte si puede tomar fotografías). Puede ser considerada una visita respetada, pero será difícil realizar una auditoría eficaz si está acompañado por un séquito formal. Si está trabajando con un equipo numeroso, es conveniente que le asigne a cada miembro una tarea separada, o sea un entrevistador para cada entrevistado.

Uno de los temas que resultan más difíciles de discutir es el de la calidad de las emisiones al ambiente. Puede verse enfrentado con una pluma cargada de polvo, sobre la cual le informan que la última medición del nivel de partículas fue de 20 mg/m3, (tenga en cuenta que en algunos países se utilizan mediciones de masas en lugar de concentraciones y caudales de emisión). A veces las mediciones se toman cuando la planta estaba parada o cuando los filtros habían sido recientemente mantenidos. Sea firme pero amable al seguir la pista de la auditoría, pero no acorrale al auditado en una esquina obviamente embarazosa.

Finalmente, infórmese de quién es la máxima autoridad en el sitio y asegúrese de tratarlo con el respeto necesario. En las reuniones de apertura y de cierre trate de sentarse opuesto a la máxima autoridad. Gane su confianza al comienzo de la auditoría, ya que puede llegar a necesitar su permiso o ayuda para obtener información. En la reunión de cierre haga un resumen claro de sus hallazgos y agradezca a la máxima autoridad por su ayuda.

Por sobre todo, trate de hacer nuevos amigos y disfrute la auditoría!.

¿Cómo puede agregar valor?

Si ser muy cínico, el auditor debería considerar porqué le han pedido que realice esa auditoría en el exterior. Teniendo en cuenta la probable diferencia en el costo del día/auditor, los costos de viajes y alojamiento, el uso de auditores en el exterior puede ser de un orden de magnitud más costoso que el de un auditor local.

Si Ud. es contratado por una empresa , la respuesta más probable a la pregunta ¿porqué yo? es para producir una evaluación de su organización según criterios internacionales (por ejemplo normas de sistemas de gestión ambiental (SGA) o de responsabilidad social corporativa).  Evaluaciones según las mejores técnicas disponibles (BAT en inglés) son cada vez más frecuentes, así como las notas de BAT Reference (BREF) de la Unión Europea que está siendo usada intensamente y en muchas instancias en reemplazo de las normas del banco Mundial o del IFC. 

Al contratarlo, están invirtiendo en su experiencia y juicio profesional el dinero que les ha costado ganar.  Sus recomendaciones, las que pueden ser tan importantes tal como responder a la pregunta “¿es mejor modificar nuestra equipos de filtros o reconstruir la propia planta de manufactura?”, pueden tener un impacto importante en los planes de inversión de los próximos 20 años. 

Alternativamente, si su cliente está planeando comprar la empresa a ser auditada, entonces la independencia, experiencia y conocimiento del auditor serán esenciales y hay un costo internacional de un auditor para ese trabajo. 

Su cliente está pagando por la evaluación que Ud. hará de los riesgos y pasivos asociadas con la empresa a ser auditada, su recomendación respecto a la importancia de esos pasivos, y, no seamos evasivos, el seguro de indemnidad profesional asociado. Los auditores que realizan “due dilligence” deben tener experiencia suficiente para identificar el factor más importante para la decisión de avanzar con el proyecto y, como mínimo, deben ser capaces de identificar los riesgos en los negocios, comprender si los pasivos son reales o contingentes y, entonces, preparar un Plan de Acción Ambiental claro que pueda ser usado por el personal de planta para mejorar su desempeño.      

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