Aprendizaje acelerado

Después de cuatro años de que IRCA introdujo cambios en sus cursos para adoptar las técnicas de aprendizaje acelerado, Bob Scotney analiza los obstáculos que hubo que sortear y evalúa el impacto de los nuevos cursos en la industria.

En Junio de 2004, el IRCA anunció cambios fundamentales en los criterios de los cursos para la formación de auditores.  Estos cambios incluyeron la opción para organismos de formación aprobados por el IRCA para adoptar tanto técnicas mixtas como de aprendizaje acelerado. Los cursos para la formación de auditores de sistemas de gestión debían adoptar las técnicas de aprendizaje acelerado antes del enero de 2006, o, en su defecto, se retiraría su aprobación IRCA.

Los organismos de formación debieron incorporar tres aspectos nuevos en sus cursos: un ambiente de aprendizaje positive, ciclos de aprendizaje claros y una variedad de tipos de tareas, todos los cuales tuvieron un impacto en el diseño de los cursos. Estos debieron abandonar presentaciones largas por parte de los tutores, para incorporar actividades cortas basadas en tareas para ayudar a los estudiantes aprender por ellos mismos los requisitos de las normas y las técnicas de auditoría. Debía haber también tiempo adicional para que los estudiantes pudieran revisar y recibir retroalimentación luego de las tareas y para realizar actividades prácticas para revisar lo que habían aprendido  y reforzar puntos clave de aprendizaje. Lo que era más importante, estas sesiones de revisión y retroalimentación debían ser conducidas por los mismos estudiantes y no por los tutores.

Para apoyar este cambio hacia el aprendizaje acelerado, el IRCA organizó talleres, diseñados para dar a los organismos de formación una introducción al aprendizaje acelerado, y un curso de formación de tutores focalizado en el aprendizaje acelerado en el campo de formación de auditores.

Desafíos

El requisito de que las revisiones por parte de los estudiantes deberían insumir un 25% de la duración del curso impuso la necesidad de nuevas sesiones con tareas, sumadas a la revisión y retroalimentación de los ejercicios existentes y las actividades basadas en el estudio de casos,  creó algunos problemas a los diseñadores de los cursos, especialmente cuando había que diseñar nuevos materiales para algunas tareas. Aún en el caso de cursos que ya tenían elementos prácticos interactivos que ocupaban un 65% del tiempo total del curso debieron cumplir con este requisito. Al mismo tiempo, el IRCA estableció una nueva forma de calcular las horas del curso con el fin de disminuir las horas trabajadas cada día.

“Cómo los estudiantes aprendían los requisitos de la norma ISO 9001 y como los aplicaban en situaciones de auditorías era una preocupación del IRCA a lo largo de los años”

Jeff Monk, Nina Abassi y Mangesh Chickermane ya han escrito sobre sus experiencias en la aplicación del aprendizaje acelerado a la formación de auditores de sistemas de gestión de la calidad (SGC) ISO 9000 y es así como los cursos de  GCT Associates y de FORCE Technology reflejan esos comentarios. Sin embargo, había un conjunto de lecciones adicionales que los organismos de formación, los diseñadores y los tutores estaban por aprender.

Los lugares donde se ofrecían los cursos, especialmente hoteles, que antes habían probado ser satisfactorios, ya no lo eran para proporcionar el ambiente positivo que demandaba el aprendizaje acelerado. Las salas de capacitación y para el trabajo de grupos individuales, que antes habían sido adecuadas no siempre tenían el equipamiento o disposición para trabajar en forma aislada para cada uno de los cuatro grupos de estudiantes, especialmente para cursos completos de 20 estudiantes. En los primeros tiempos de los cambios, algunos hoteles querían cobrar extra por los rotafolios adicionales y por el uso de un proyector. En un caso, se cobró 120 libras adicionales por el proyector, un valor exorbitante para un curso que había sido rediseñado para un uso mínimo de presentaciones con power point.

Capacitando a los tutores

Un curso de dos días previsto para tutores involucrados en la presentación de los cursos de formación de auditores de salud y seguridad ocupacional e ISO 9000, con el fin de presentarles las técnicas del aprendizaje acelerado. Se aprovechó la oportunidad para incluir un grupo staff de control, es decir con poca o ninguna experiencia en la presentación de cursos. La mayor parte del segundo día se usó para testear tareas rediseñadas de los dos primeros días del curso de auditores de SGC. Muchos cambios  en el diseño surgieron de esta especie de validación; se pudo identificar rápidamente dónde se debían incorporar mejoras en la presentación de definiciones, el uso de diagramas de conceptos y la diferencia entre auditorias de primera, segunda y tercera parte.

Al finalizar el año 2005, se realizó un curso con un número pequeño de estudiantes con el fin de validar el curso de SGC rediseñado. El curso fue conducido por dos tutores, aunque, según los criterios IRCA, se podría haber usado uno solo; además, otros dos tutores, uno de ellos líder, estuvieron presentes a lo largo de todo el curso.  

La introducción al curso y la primera actividad para romper el hielo entre los participantes estaba basado en diapositivos de osos polares; esto funcionó tan bien que se usaron los osos polares en cursos siguientes como una forma de inducir a los estudiantes a que revisaran las lecciones aprendidas en cada sesión y que completaran diarios individuales con los temas claves que iban aprendiendo. Lo que no se había pensado muy bien es cómo los estudiantes utilizarían la información recogida en ese diario para hacer la revisión final de curso. Dos años después, los estudiantes conducen la revisión del curso usando la información registrada en sus diarios y la de los rotafolios desarrollada al final de cada sesión; los tutores contribuyen a la revisión solamente cuando hace falta asegurarse que son pasan por alto temas importantes.

Aplicación en el mundo real

Cómo los estudiantes aprendían los requisitos de la norma ISO 9001 y como los aplicaban en situaciones de auditorías era una preocupación del IRCA a lo largo de los años. Jeff Monk está totalmente en lo cierto cuando se refiere al llamado “turno de noche” después del almuerzo del primer día del curso, donde los requisitos de la norma eran presentados uno por uno, por lo tutores usando transparencias, tiza y pizarra o presentación power point.  

Antes del aprendizaje acelerado, GCT ya había cambiado sus cursos donde más de la mitad de tiempo asignado a la norma estaba basado en tareas, con los estudiantes debiendo identificar típicas evidencias objetivas que esperarían ver en una organización que cumplía con los requisitos. Aún con aprendizaje acelerado, no ha sido posible cambiar totalmente al aprendizaje basado en tareas; hay estudiantes que toman los cursos sin haber usado nunca la norma ISO 9001 y con una limitada o nula experiencia en auditorías. O sea que aún es necesario que los tutores hagan una introducción a la estructura de la norma y a su contenido, pero solamente hasta el capítulo 4 inclusive (Sistema de gestión de la calidad). Los estudiantes revisan el resto de la norma usando un conjunto de preguntas diseñadas para facilitar la comprensión de sus requisitos.  Con el fin de revisar lo que aprendieron, los estudiantes comparan su trabajo con respuestas modelo provistas por los tutores. Los estudiantes definitivamente prefieren este método de aprendizaje.

Los cuatro objetivos de aprendizaje del curso establecidos por el IRCA están respaldados por 60 objetivos facilitadores, de los cuales 34 están relacionados con el conocimiento y 25 con las habilidades como auditor. Cada estudiante es evaluado contra estos objetivos a lo largo del curso. El logro de los objetivos relacionados con habilidades es evaluado al observar cómo los estudiantes ejecutan tareas relacionadas con la preparación del proceso basado en planes de auditoría y listas de verificación, cómo conducen entrevistas y cómo informan los resultados; en este último caso es esencialmente cómo recolectan evidencias en una situación de auditorias  y cómo redactan no conformidades.

Las bases para estas tareas son casos de estudio y ejercicios relacionados con una auditoría real a una organización, tal como un hotel o una empresa de ingeniería, incluyendo la dramatización de las reuniones de apertura y de cierre, y la recolección de evidencias estudiando distintos escenarios, así como el simulacro de entrevistas reales. Ha habido pocos cambios sobre estos métodos al introducir el aprendizaje acelerado, excepto que los propios estudiantes revisan su propio comportamiento en las reuniones de apertura y cierre y en las entrevistas.

Los resultados

Los estudiantes han estado satisfechos con la introducción de técnicas de aprendizaje acelerado. El curso es menos estresante para ellos, pero no para los tutores. Los tutores deben reconocer inmediatamente cuando una técnica no está funcionando bien en un curso, en un grupo o en un individuo. Los niveles de satisfacción, los que eran usualmente buenos, han aumentado aún más desde la introducción el aprendizaje acelerado. Aún no hay datos concretos sobre si ha aumentado el porcentaje de estudiantes que aprueban el curso o un aumento en el puntaje promedio obtenido.  

Børge Nielsen y Jeannette Hounsgaard, tutores líderes de FORCE Technology, reportan que antes de la introducción del aprendizaje acelerado, los estudiantes que no aprobaban el examen obtenían usualmente menos de 50% de los puntos; desde su introducción este número ha aumentado al 63%.

La experiencia en FORCE es que los estudiantes están mucho más activos, tanto física como mentalmente, en las discusiones y sesiones de retroalimentación. El uso de rotafolios asegura que pueden expresar lo que han aprendido con sus propias palabras. Los rotafolios, tarjetas, rompecabezas abren sus mentes; no les resulta fácil, debiendo concentrarse en la comprensión de los temas – su nivel de energía debe ser muy alto.

La evaluación del curso completada por los estudiantes de su participación alcanza el 100% en la mitad de ellos, un 75% para otro 40% y un 50% para el resto. Sorprendentemente, parecería que no hay relación entre aquéllos que no aprueban el examen con un menor nivel de participación. FORCE dice que los tutores deben estar totalmente concentrados en los cinco días en lo que debe ser aprendido y comprendido.

El mensaje: “Lo que te digo, puedes olvidarlo, lo que te muestro quizás lo recuerdes, lo que haces, lo comprendes”, es indudablemente verdadero y ha sido probado en cursos con aprendizaje acelerado. Aún el más escéptico de los auditores liderando un curso, hoy acepta este mensaje, dos años después de su introducción.

Sobre el autor

Recientemente retirado, y ex director de GCT Associates Limited, Bob Scotney diseñó su Curso de Auditor Líder ISO 9000:2000 para incluir los conceptos del aprendizaje acelerado. Un auditor IRCA registrado hace más de 20 años, presentó cursos en el Reino Unido y en el exterior, incluyendo los presentados por FORCE Technology en Dinamarca.  Para obtener mayor información puede consultar la página web de FORCE www.force.dk

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