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Auditorías internas: una foto perfecta?

Nada mejor que una foto para trasmitir un mensaje dice Gail Sheppard, jefe del programa de auditorías IMS y es así como es común ver auditores internos con cámaras fotográficas en The Consortium for Purchasing and Distribution.  Un conductor de camión sin una chaqueta de alta visibilidad, a trip hazard en una oficina o un potencial derrame de un compuesto químico son inmediatamente fotografiados por los auditores de Sistemas de Gestión Integrados (IMS). Entonces, porqué auditores internos deberían adoptar IMS?.

La estrategia de IMS proviene de los niveles más altos de la organización, donde cada faceta (gestión de la calidad, del medioambiente y de la salud y seguridad ocupacional) están promocionadas por un miembro del Directorio. Nuestra empresa tiene varias partes interesadas en este enfoque integrado. Los clientes más importantes son escuelas que están activamente involucradas en la implementación y enseñanza de políticas “verdes” (ambientales), las oficinas de la compañía y el depósito principal están ubicados cerca de un área residencial y un arroyo, con patos salvajes, corre a lo largo del cerco perimetral.  

La estrategia de ir hacia la integración de las gestiones fue formulada en el momento de la transción a la versión 2000 de la norma ISO 9001. Cuando estábamos graficando nuestro flujo de procesos relacionados con la calidad, lsurgió como obvia la superposición con la salud y seguridad ocupacional y el medio ambiente. Ahora, la empresa tiene cada uno de sus procesos y su interrelación totalmente mapeados. Los requisitos de salud y seguridad ocupacional y de medio ambiente ocupan el mismo lugar que los requisitos de calidad cuando desarrollamos procedimientos  y en instrucciones de trabajo.

Sistema en dos niveles

Las auditorías son llevadas a cabo en dos niveles – en el nivel de los procesos principales son llevadas por un equipo de 16 auditores capacitados. En el nivel de sub-procesos, los propios líderes de grupo y supervisores, también entrenados en técnicas de auditorías IMS, realizan auto-auditorías.

La formación de auditores es llevada a cabo en el sitio de trabajo utilizando el concepto de aprendizaje acelerado. Los participantes son todos voluntarios, que están genuinamente interesados en mejorar la forma en que hacemos las cosas. La primera cosa que le pedimos es que organicen las salas de capacitación de la manera que mejor les parezca.  La forma tradicional en “U” no es adecuada para el nivel de interacción requerido, por lo que generalmente terminan divididos en grupos, y con una mesa para cada uno.

Como todos los participantes tienen una buena base de auditorías de calidad, ponemos énfasis en la identificación de requisitos comunes a las tres normas (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001), y aquellos específicos de salud y seguridad ocupacional y de medio ambiente (ver figura 1). Asimismo, se explican e ilustran nuevos términos y definiciones

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Figura 1. (haga click para aumentar)

No - conformidad

Los auditores de calidad están entrenados para enfocar cada autoría con el objetivo de buscar la conformidad, y reportar no conformidad en el caso que se observe (y pueda fundamentarse). El mismo enfoque es utilizado en el caso de auditorías IMS. Hay una base muy grande de fotos que ilustran buenas y malas prácticas, las que son usadas por los estudiantes para comprender los requisitos de las normas.  

Muy poco después del almuerzo del primer día, los estudiantes ya han adquirido suficiente comprensión de los requisitos y cómo auditarlos utilizando sus habilidades como auditores de calidad, y se pasa a la segunda etapa – la preparación para llevar a cabo auditorías de procesos IMS en áreas seleccionadas de la empresa.

Las áreas seleccionadas son las que consideramos adecuadas para los equipos y son las que deberíamos hacer como parte de nuestro programa de certificación. Con los equipos trabajando bajo la supervisión de auditores IMS con experiencia, cumplimos con todos los requisitos y los resultados de estas auditorías son presentados al auditor externo durante sus visitas de seguimiento.

Es importante dedicar un día completo a practicar las auditorías en nuestro depósito, el patio y las oficinas y culminar con los equipos presentando los reportes a la alta dirección, liderada por el director ejecutivo. No se refrenan de presentar claramente lo que vieron, y la gerencia tampoco espera que lo hagan. Después de todo, si encuentran algo significativamente en malas condiciones podría servir para prevenir un problema serio. Lo que menos queremos es un empleado o un visitante lastimado, el retiro de un producto del mercado y todo lo que sigue, con la correspondiente mala publicidad que recibiríamos y, quizás, un caso en la Justicia

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La foto más grande

Las auditorías IMS forman parte de una estrategia a mayor nivel que intenta mejorar continuamente el desempeño de nuestros negocios y reputación. Ahorros significativo en los costos y aumento en la eficiencia fueron logrados (y continúan lográndose) al tener que mapear los procesos de los negocios para lograr la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2000; se han logrado ahorros en el combustible y la energía rediseñando la política de transporte y la compañía está actualmente investigando un conjunto de iniciativas que incluyen el uso de energía solar para calentar el agua. La estrategia se extiende a la oferta de productos, siendo la política comprar productos que pueden, cuando es práctico, ser reciclados o provenir de una fuente sostenible, provistos por empresas que operan bajo sistemas de gestión integrados similares.

Mientras que la compañía logró beneficios significativos en términos de mejoras en la percepción de nuestros clientes, en los costos y en la eficiencia, también hizo la vida más fácil para todo el personal. Es más fácil mantener un sistema documentado que tres, el programa de auditorías es más fácil de manejar, los proyectos de mejora son más abarcativos y hemos disminuido la cantidad de días auditor en las auditorías externas lo que no es poca cosa

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Sobre el autor

The Consortium for Purchasing and Distribution es una organización nacional de compras centrado en satisfacer las necesidades de sus muchos clientes en los sectores del Atención Social, Educación y Capacitación. Es el proveedor de recursos para la educación independiente más grande del Reino Unido. Para mayor información visite la página web: www.theconsortium.co.uk

 

 

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