La lista de verificación: ¿es para Ud.?

¿Cómo se asegura que su auditoría tratará, como mínimo, todos los requisitos definidos en el alcance de la auditoría?. ¿Considera una lista de verificación una herramienta útil o un proceso que puede consumir tiempo de la auditoría sin agregar valor?. El Grupo de Prácticas de Auditoría, APG (The Auditing Practices Group) ha desarrollado un documento describiendo las ventajas y desventajas en el uso de listas de verificación. Pruebe nuestra auto-evaluación para poder determinar si las listas de verificación son para Ud.

¿Son necesarias?

La cláusula 6.4.3 de la norma ISO 19011 establece que documentos, tales como una lista de verificación o planes de muestreo, “pueden” ser parte de la preparación para la realización de una auditoría. También la norma hace notar que “el uso de listas de verificación y formularios no deberían restringir el alcance de las actividades de la auditoría, las que pueden cambiar como resultado de la información que se va recolectando durante el transcurso de la propia auditoría”.

Una lista de verificación puede ser utilizada para asegurarse haber auditado todos los requisitos pertinentes de la norma ISO 9001, pero no es ni mucho menos necesaria. La decisión de utilizar una lista de verificación depende de muchos factores, incluyendo las necesidades del cliente, limitaciones en el tiempo y los costos, la experiencia del auditor y requisitos específicos del sector industrial, en el caso que los hubiera.  Los auditores deberían evaluar el valor del uso de listas de verificación como una ayuda en el proceso de auditoría.

Porqué las debería utilizar

La literatura disponible en el mercado dice lo siguiente respecto al uso de listas de verificación:

• Si son usadas para una auditoría específica, las listas de verificación pueden:
  • Promover la planificación de la auditoría
  • Asegurar un enfoque consistente a lo largo de la auditoría
  • Actuar como un plan de muestreo y para controlar los tiempos
  • Servir como ayuda-memoria
• Si un auditor está adecuadamente entrenado en el uso de listas de verificación específicas y en buenas prácticas de investigación, una lista de verificación puede ser utilizada para obtener el máximo de información posible

• Las listas de verificación pueden asistir al auditor a mejorar su desempeño durante el proceso de auditoría
• Las listas de verificación ayudan a asegurar que la auditoría sea conducida en forma sistemática y exhaustiva, y que se obtienen evidencias adecuadas  
• Listas de verificación pueden asegurar la continuidad de una auditoría y de que el alcance de la auditoría esta siendo respetado
• Listas de verificación proporcionan un medio de comunicación y un lugar donde se puede registrar información para poder recurrir a la misma en el futuro
• Una lista de verificación completada proporciona evidencia objetiva de que la auditoría ha sido realmente llevada a cabo
• Una lista de verificación se transforma en un registro de que el sistema de gestión de la calidad ha sido realmente revisado
• Las listas de verificación pueden ser utilizadas como datos de entrada para la planificación de auditorías futuras
• Las listas de preparación pueden ser entregadas al auditado previo a la auditoría en el sitio con el fin de ayudar su preparación

Porqué no las debería utilizar

En contraste, cuando las listas de verificación están pobremente elaboradas o no existen, se han notado las siguientes preocupaciones y observaciones:

• Pueden ser vistas como intimidatorios por parte del auditado
• Su contenido puede ser muy pobre en cuanto a su alcance, como para identificar áreas con problemas específicos
• Las listas de verificación son herramientas de ayuda, pero serán un problema para el auditor si es el único mecanismo de apoyo disponible al mismo
• No debería ser un sustituto de la planificación de la auditoría
• Si una lista de verificación está compuesta mayormente por preguntas guía, un auditor con poca experiencia puede no ser capaz de comunicar al auditado lo que realmente está buscando
• Listas de verificación pobremente elaboradas pueden hacer atrasar a la auditoría debido a la duplicación y repetición de preguntas
• Listas de verificación genéricas, que no reflejan el sistema de gestión de la organización a ser auditada, pueden no agregar valor e interfieren con el desarrollo de la auditoría
• Listas de verificación pobres pueden minimizar preguntas especiales y enfoques de la auditoría

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 es un grupo informal de expertos en sistemas de gestión de la calidad, auditores y profesionales miembros del IAF y del Comité Técnico ISO/TC 176 “Gestión y Aseguramiento de la Calidad.  Este grupo ha desarrollado un conjunto de guías y presentaciones que contienen explicaciones sobre las auditorías de sistemas de gestión de la calidad, y reflejan el enfoque por procesos que es esencial para auditar los requisitos de la norma ISO 9001.

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