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La importancia de las auditorías internas integradas

¿Su negocio fluye de un proceso a otro?. ¿Cuán importante es implementar auditorías internas integradas?.  Rhian Newton define el tema y sugiere el mejor enfoque posible.

Lo primero: definir qué son las auditorías internas integradas. Deberían estar relacionadas directamente con un sistema integrado del negocio, y los riesgos involucrados con el mismo, más que ser solamente parte de las normas de gestión que tanto abundan en el Mercado. Estas auditorías aseguran que todos los procesos y procedimientos están funcionando de una manera tal que se adecua al negocio, de tal manera que todos los miembros de la organización pueden disponer de las herramienta se información que necesitan para realizar sus respectivas tareas. Esto incluye integrar las normas y la legislación en los procesos y procedimientos de tal manera que el sistema sea visto como un todo, en lugar de un conjunto de elementos individuales.  

Una vez que el sistema está integrado, tiene sentido auditarlo como un todo, incluyendo el flujo a través del sistema así como los procesos, las personas y los procedimientos que lo componen. Esto llevará a mejoras que reducirán el desperdicio y no trasladarán los problemas de un departamento a otros. En su carácter de herramienta preventiva, también identificará áreas débiles a través de los límites tradicionales de la organización, de tal manera que las causas raíz puedan ser encontradas y rectificadas antes de que se transformen en problemas reales.

Para que sea eficaz y eficiente, el análisis de un proceso completo debe ser realizado en una única auditoría. De la misma forma en que se realiza cualquier tarea, comience considerando la operación como un todo, tomándose quizás cinco minutos para considerar las implicancias hacia la seguridad de trabajos en curso pero que no se habían realizado por un cierto tiempo. La gente no detendrá sus tareas para considerar, por ejemplo, los aspectos ambientales hoy, los aspectos de seguridad la próxima semana y los temas de responsabilidad social la semana siguiente. Esto no tiene sentido, pero aún hoy es como audita mucha gente.  

Por ejemplo, durante una auditoría de calidad, un auditor fue cuestionado por hacer notar un problema ambiental que necesitaba ser corregido. La persona que estaba siendo auditada consideró que esto no era correcto, ya que esperaba solamente que se auditara los aspectos relacionados con la calidad. Si hay algo que funciona mal, debe tomarse una acción para corregirlo, y es así como las auditorías integradas identificarán mejoras que agregan valor en forma más eficaz que cualquier otro tipo de auditoría.

Cuando las normas y la legislación han sido integradas en los procedimientos, es suficiente con entrenar a los auditores a usar los procedimientos y listas de verificación al realizar auditorías.  Claramente, la legislación aplicable surge de sentido común.  “Si algo parece que está mal, muy probablemente esté mal” y aún si no es un incumplimiento legal, puede ser una oportunidad de mejora.

Mientras los auditores escriban todo en detalle, cuando las notas sean leídas por un auditor líder experimentado, seguramente podrá entender e identificar qué norma, legislación o mejora es requerida.

Todo esto hace más fácil capacitar a los auditores, que solamente para poder auditar deben seguir el flujo de los procesos o el procedimiento.  Capacítelos para identificar situaciones extrañas o inusuales, para identificar toda forma de pérdidas y para realizar preguntas abiertas. Asegúrese que tienen apoyo de la alta gerencia y que todas sus observaciones sean sucedidas por una acción y un análisis de la causa raíz. 

Por ejemplo, Flexsys Rubber Chemicals Ltd en Ruabon convoca a estudiantes de ingeniería de universidades francesas y alemanas para realizar auditorías internas integradas. Aprenden al mismo tiempo el idioma inglés y las técnicas de auditoría, y son expuestos a tomar un rol con responsabilidad por primera vez en un ambiente real de trabajo. Es una relación simbiótica que funciona muy bien :

• Los estudiantes son entusiastas e interesados y están actualizados en la última tecnología
• Quieren aprender y están deseosos de mejorar el sistema
• Ven todo con ojos frescos, ya que todo es nuevo para ellos
• Ya que son totalmente independientes de aquéllos que son auditados, no hay agendas ocultas, lo que suele suceder en algunas auditorías internas.

El flujo de la auditoría interna integrada depende de la madurez del sistema, aunque partes de un mismo proceso pueden ser auditados en diferentes etapas de la auditoría:

• Sistemas jóvenes tienden a realizar auditorías de cumplimiento. Hay mucha literatura de cómo hacerlo, y muchos ejemplos de listas de verificación disponibles. Muchas de estas auditorías observan errores de ortografía o que los procedimientos documentados no han sido actualizados para adecuarlos a las prácticas en vigencia.  
• A medida que el sistema madura, las auditorías tienden a seguir los procesos y se focalizan en el flujo a través de las interfases. En este caso, se hace hincapié en los desperdicios o pérdidas en el sistema, y se identifican tanto correcciones necesarias como áreas de mejora
• Siguen las auditorías basadas en los riesgos, y se focalizan en áreas del sistema débiles, de mayor impacto o de alta complejidad. Estas auditorías pueden prevenir la ocurrencia de accidentes o incidentes, pudiendo producir resultados muy importantes
• Cuando todo el sistema llega a un alto nivel de madurez, las auditorías se transforman en la obtención de una visión general del estado del sitio. Identifican áreas débiles, problemas de comunicación, problemas con la gente y temas de formación que no son tradicionalmente relevados en otros tipos de auditorías .

El mejor sistema de auditorías integradas debería usar todas estas opciones, porque le permitirá a la organización mantener el sistema del negocio actualizado y vigente y asegura que la gente mantenga control sobre el mismo.  El viejo dicho “Ud. puede controlar solamente lo que mide, y puede mejorar lo que puede controlar” es tan verdad hoy como lo fue siempre. Los tres primeros tipos de auditorías pueden ser integrados fácilmente en uno solo. Actualmente, debemos ser cada vez más inteligentes y eficientes en nuestro trabajo, siendo las auditorías internas una forma de estar por delante de los competidores.

Sobre el autor

Rhian Newton es gerente de sistemas de la calidad en Flexsys Rubber Chemicals Ltd, miembro de número del CQI y miembro de la Royal Society of Chemists. Con 34 años de experiencia en calidad, ha desarrollado normas de métodos de ensayo, análisis, medición y mantenimiento en laboratorios, así como ha asumido un rol de liderazgo en el desarrollo de los primeros sistemas y equipos robóticos computadorizados de ensayos www.flexsys.com

 

 

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