IRCA INform

Del cumplimiento al desempeño:

auditando sistemas de gestión

¿Ayudan las auditorías a que su negocio funcione de la mejor manera posible, con todas las funciones trabajando en forma coordinada?. ¿O son una mera formalidad?. Alex Fernando explica como un enfoque centrado en el comportamiento para evaluar sistemas de gestión puede mejorar los niveles de desempeño.

 

Es fácil considerar a las auditorías de cumplimento como un “mal necesario” que deberían ser realizadas al menor costo posible. Aunque estas auditorías de tercera parte ofrezcan independencia, integridad y valor, sus resultados son, usualmente, una forma de permiso para seguir haciendo las cosas como siempre. Los que es más, presiones sobre el costo por parte de los competidores ha creado un ambiente con sabor a “commodity” donde las auditorías se centran en una simple adherencia a normas específicas de calidad, seguridad, medio ambiente o financieras. Como resultado, las auditorías de cumplimiento dejan frecuentemente a las organizaciones un pedazo de papel en las paredes  y una cierta cantidad de problemas que persisten y riesgos sobre los negocios sin identificar, que pueden afectar el valor para los accionistas.

Actualmente, un pequeño grupo de auditores está desarrollando nuevas técnicas innovativas para analizar el desempeño de sistemas de gestión de las organizaciones. En un nivel básico, estas nuevas metodologías todavía evalúan el cumplimiento con las normas reconocidas internacionalmente, tales como  ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485 y OHSAS 18001, pero van más allá de la conformidad identificando niveles de cumplimiento con – y la eficacia de – las propias buenas prácticas establecidas por la organización, procesos gerenciales y marcos de excelencia en los negocios.  El análisis detallado y a medida que generan proporciona a los líderes de las empresas una visión genuina de la eficacia de cómo se están desempeñando los sistemas de gestión y de cómo pueden crear más valor para los clientes y accionistas.  Más importante aún, también proporcionan un camino hacia la mejora continua que requieren muchas de las normas y que es necesaria para obtener y mantener una ventaja competitiva en el mercado.

 

Un ambiente peligroso

Ya hace un tiempo, muchos directivos de las empresas han concluido que las auditorías que se centran en el cumplimento con las normas no pueden guiarlos a un mejor desempeño de sus negocios, tal como lo esperan sus accionistas. Para obtener una mejora en el desempeño y una verdadera excelencia, muchas organizaciones han invertido en sistema de gestión y han establecido indicadores clave de desempeño que miden todo, desde el valor económico agregado hasta la satisfacción de los clientes. Algunos han dado particular énfasis en crear culturas de alto desempeño centradas en el cliente.

Aunque estos sistemas generan páginas de datos sobre el desempeño, no siempre proporcionan la visión de alto nivel que necesitan los ejecutivos para identificar tendencias y oportunidades de mejora en el desempeño. En uchso casos, las auditorías que recolectan datos históricos no reflejan las percepciones actuales y comportamientos de las partes interesadas. Más aún, los datos son recolectados usualmente en diferentes sitios de la empresa, por personas diferentes, y residen en bases de datos no interconectadas. Y aún cuando los datos son compartidos, no siempre hay una forma consistente para agrupar y analizarlos, y para relacionarlos con los objetivos y riesgos de los negocios. Como resultado de esta situación, los lideres terminan teniendo pilas de documentos que ofrecen poca luz tanto en las causas raíz de los riesgos de los negocios así como en la capacidad de sus sistemas de gestión actuales para encararlos.

Con tanto énfasis en los resultados, los auditores deben aplicar un  mayor nivel de rigor tanto en la recolección como en el análisis de los datos. Estos proyectos necesitan de auditores experimentados, que hablen el lenguaje del negocio y comprenda las preocupaciones del nivel gerencial. También necesitan de un criterio balanceado, para llevar adelante un proceso consistente que involucre a varias partes interesadas, a través de múltiples funciones, departamentos, sitios y locaciones geográficas. Requieren un enfoque objetivo que pueda entender temas políticos y preocupaciones sobre temas de confidencialidad, y pueda eliminar cualquier inclinación tendenciosa, tanto en la información recolectada como en el proceso de análisis. Finalmente, estos proyectos se benefician de auditores involucrado en le negocio que está deseando y puede forma parte de la solución

.

Un modelo predictivo basado en el comportamiento

A Un nuevo modelo le está dando a los ejecutivos una clara visión de cómo funcionan sus sistemas de gestión y de cómo análisis confiables de sus comportamientos actuales podrán afectar el desempeño futuro de sus organizaciones. A diferencia de las auditorías tradicionales en las instalaciones del auditado, las que recolectan números y hechos, este modelo comienza con una interfase con el usuario basada en la Web, que invita a distintos grupos de partes interesadas a responder en forma anónima a declaraciones que describen los comportamientos y actitudes que ellos observan.  Al centrarse en lo que hace la gente, cómo trabajan juntos y cómo usan eficazmente los sistemas de gestión y los recursos que tienen disponibles, este enfoque de 360 grados puede identificar temas de desempeño y riesgos dentro de funciones y locaciones específicas y a lo largo de toda la organización.  A medida que, como resultado de esta primera etapa, surgen problemas en el cumplimiento y en el desempeño, los auditores en el sitio pueden dirigir su investigación para analizar más en detalle y recolectar información más específica.

Sobre el autor

Alex Fernando ha ocupado varias funciones técnicas y comerciales en organizaciones manufactureras, de servicios y del área petroquímica. Con su experiencia en el análisis de sistemas y técnicas de auditorías basadas en los riesgos, conduce el Underwriters Laboratories Business Improvement Solutions Group en Europa y América Latina. Puede ser contactado en:   +44 (0) 7918 888852 o Alex.Fernando@uk.ul.com

 

Envíenos ahora su opinión en el Foro Online