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Procesos de compras y de

cadena de suministros.

¿Lo estamos haciendo bien?

¿Qué es lo que tiene en cuenta cuando evalúa un producto?. ¿Da por sentado que cumplirá con la especificación?.  El Grupo de Prácticas de Auditoría ha identificado un conjunto de sugerencias que le permitirá descubrir si Ud. está haciendo una buena gestión de la cadena de suministros

Con el fin de cumplir con la cláusula 7.4 de la norma ISO 9001:2000, las organizaciones deben desarrollar e implementar procesos para controlar la compra de productos y servicios y su verificación. Sin embargo, la forma en que las organizaciones consideran que pueden cumplir con esos requisitos no necesariamente es la más apropiada.

En muchos casos, puede ser difícil asegurar que los productos comprados cumplen con la especificación original en todos sus aspectos. En tales casos, sería preferible revisar el proceso más amplio de gestión de compras y de la cadena de suministros.  En los párrafos siguientes se propone la mejor manera de asegurar la conformidad del producto comprado

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Auditando el proceso de compras

• El proceso de compras debería comenzar en la etapa de diseño y desarrollo de un producto, ocasión en la que se elabora las especificaciones de compra. ¿Ha habido algún tipo de aprobación de las especificaciones antes de confirmar el pedido al proveedor?.  
• Deberían mantenerse conversaciones entre distintos departamentos para asegurar que los potenciales proveedores pueden proveer el producto que cumple con la especificación al costo requerido
• Se deberían haber incorporado en los requisitos de compra todos los requisitos legales aplicables. ¿Las órdenes de compra hacen la referencia correspondiente?.
• Se deberían haber evaluado los riesgos asociados con un componente o producto y los controles necesarios para asegurar que cumplen con la especificación de diseño.

 

Auditando la cadena de suministros

En muchos casos, la auditoría al criterio de selección de proveedores se limita a revisar la lista de proveedores aprobados. Sin embargo, hay casos en que esto puede no ser suficiente para asegurar que la organización tiene un control eficaz de esos proveedores dentro de la cadena de suministros.  Tenga en cuenta si:

• Los proveedores de componentes /productos críticos son seleccionados solamente en base a su capacidad de proveer a un precio razonable o se considera también su capacidad de proveer en forma consistente productos que cumplen con las especificaciones?
• La permanencia de proveedores en la lista de proveedores aprobados está solamente basada en su condición de estar certificados según una norma de sistemas de gestión de la calidad reconocida, o también se verifica el alcance de dicha certificación?
• Con que frecuencia la organización emite notas de crédito debido a un producto inicialmente rechazado y luego aceptado?

Cuántas concesiones se han debido realizar para permitir la aceptación de productos previamente rechazados?.

 

Conclusión

Para un auditor con experiencia, auditar el proceso de compras y la cadena de suministros de una organización es simplemente cuestión de sentido común, pero hay situaciones donde la naturaleza del producto o componente puede indicar la necesidad de realizar investigaciones adicionales. Cada producto es único, así como la situaciones que se presentan durante una auditoría también son únicas .

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 es un grupo informal de expertos en sistemas de gestión de la calidad, auditores y profesionales miembros del IAF y del Comité Técnico ISO/TC 176 “Gestión y Aseguramiento de la Calidad.  Este grupo ha desarrollado un conjunto de guías y presentaciones que contienen explicaciones sobre las auditorías de sistemas de gestión de la calidad, y reflejan el enfoque por procesos que es esencial para auditar los requisitos de la norma ISO 9001.

 

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