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Gobernanza eficaz por medio del

pensamiento sistémico en el

mundo real

Hay una presión cada vez mayor sobre las organizaciones de todo tipo para tener mecanismos eficaces de gobernanza y prácticas de gestión de riesgos implementadas y ser capaces de demostrar que éstas son eficaces.  Con esto en mente, Rob Peddle y Ian Rosam exploran cómo un pensamiento sistémico puede ayudar

Todos nosotros hemos experimentado la creciente presión sobre reportes obligatorios sobre actividades ambientales y sociales, y sus impactos, junto con los tradicionales de contenido económico. Sin embargo, para algunos entes regulatorios e instituciones, esto no es suficiente. Ya se está pensando en temas tales como:

• un requisito obligatorio sobre las organizaciones para designar un único miembro corporativo que asuma la responsabilidad legal de asegurar el cumplimiento tanto ambiental como de cualquier otro tipo  
• la obligación de introducir procesos de gobernanza obligatorios para cumplir con nuevas obligaciones que deben asumir los directores

Para mucha gente, estas sugerencias parecen ser formas apropiadas de encarar la gestión de riesgos, forzando el cumplimiento legal en las organizaciones. Sin embargo, si miramos estos enfoques en el pasado, han realmente producido lo que los reguladores querían lograr?.  Igualmente importante, ayudan a las organizaciones a crear soluciones sustentables que ayuden a logra un balance entre sus riesgos económicos, sociales y ambientales y sus requisitos de desempeño?.  

Aunque constituyan soluciones atractivas y aparentemente consistentes, el enfoque “único” aplicable a todas las organizaciones es usualmente demasiado burocrático, promueve soluciones muy complicadas y se transforma en no practicable. ¿Son realmente esta soluciones la forma de encarar los problemas del “mundo real” que quieren atender?.

Hay una necesidad de crear altos niveles de cumplimiento legal, pero forzando a todo el mundo hacer todo de la misma manera es un camino que conduce al desastre. Las organizaciones harán todo lo necesario para parecer que cumplen  con todos los requisitos legales, pero el resultado será que muchas demuestren un aparente cumplimiento legal, mientras que las actividades diarias siguen demostrando lo contrario.  .

La intención de esas sugerencias es admirable, de forma que deben encontrarse las soluciones para encararlas si queremos operar en forma exitosa en un mundo comercial globalizado .

Los líderes de los negocios necesitan poder encarar los requisitos de las partes interesadas en una forma tal que evite los problemas que presentaron enfoques históricos de regulaciones y cumplimiento a ciegas. ¿Entonces, cuál es la alternativa?.

La solución

La opción es el pensamiento sistémico, que reconoce que las organizaciones son sistemas vivos y únicos, cambiando constantemente para identificar, priorizar y medir todos sus impactos – económicos, sociales y ambientales – por medio de un marco de procesos clave de los negocios .

La realidad es que muchos elementos de nuevos requisitos ya están siendo llevados atendidos en algún lugar de la organización, ya que son usualmente simples buenas prácticas de los negocios .

El problema es que probablemente los procesos son están siendo implementados en la forma claramente coordinada tal como está definida en el requisito mandatorio de gobernanza o en la norma o marco que necesitan aplicar.  

Sin tener esta claridad de cómo adecuar los requisitos en las actividades corrientes de una organización y en sus metodologías de gerenciamiento, muchas organizaciones crean un nuevo “sistema” para demostrar que están cumpliendo.  Esto trae aparejado un aumento en los costos, duplicaciones, otra “nueva iniciativa” impuesta a los empleados, y, lo peor de todo, la sensación del traslado de las responsabilidad desde la línea gerencia en su totalidad a quien es designado como responsable del “nuevo sistema”. Usualmente una única persona toma la responsabilidad de asegurar que todos los elementos de una regulación específica, norma o marco estén embebidos en las actividades diarias, pero es muy peligroso darle a todo el nivel gerencial la responsabilidad de su uso durante la realización de esas actividades.  

Con el enfoque sistémico de pensamiento, se hace mucho más fácil manejar el impacto de cambios en las regulaciones y requisitos:

• los directores tomarán conciencia que hay un solo sistema, con todo coordinado y logrado por diferentes partes de la organización trabajando juntas. Desarrollar sistemas individuales para atender cada nuevo requisito no es sustentable, ya que las organizaciones deben implementar cada vez una cantidad mayor de requisitos.
• El pensamiento sistémico permitirá a los directores analizar qué partes de un nuevo requisito ya lo están cumpliendo e introducir ajustes solamente donde sea necesario, sin necesitar de una gran iniciativa. Como el pensamiento sistémico define los procesos claves del negocio, cuyos dueños son los gerentes de línea, la persona que introduce un nuevo requisito en la organización no será también responsable de velar por su cumplimiento continuo. La responsabilidad por ese cumplimiento caerá firmemente en los gerentes responsables por la actividad diaria. Como cada uno confía en los otros para lograr el éxito, habrá menos conflicto y luchas por sus objetivos personales. Sin el pensamiento sistémico, es difícil de lograr este esfuerzo coordinado.
• como parte del sistema único, se definirán los 8 a 15 procesos clave del negocio que atraviesan toda la organización, para lograr sus objetivos. Serán gestionados por medio de un único sistema de gestión, que refleje lo que realmente sucede y lo que es necesario lograr para obtener el nivel de desempeño necesario en este siglo XXI.  Esta es solo una figura de lo que impulsa el desempeño, con temas como la cultura, trabajo en equipo y comunicación no documentados, pero teniendo un gran impacto sobre el desempeño. OO que es necesario que exista es una forma de comunicarse y entenderse.  
• los directores están concientes de que los métodos de auditorías actuales basados en el cumplimiento no evalúan usualmente estos temas más “blandos”, aunque sean clave para la sustentabilidad en el cumplimento con requisitos, en el logro del desempeño esperado y en la eficiencia en los negocios. Las auditorías proactivas han dejado atrás el cumplimento para entrar en temas de gestión de riesgos de los negocios.  

Los directores y gerentes senior necesitan gestionar cada vez más estos temas de riesgos. Por supuesto, necesitan estar seguros de que se sigue cumpliendo con requisitos y regulaciones, lo que es responsabilidad de gerentes medios. No necesitan auditorías anuales, sino mecanismos para saber qué está sucediendo y proporcionarles alertas tempranas de posibles incumplimientos.  

Los métodos actuales de auditoría reportan en sus informes solamente temas de cumplimiento, por lo que no es de sorprender que directores y gerentes senior vean poco valor en la actividad, y prefieren dejar que lo gerentes medios se encarguen de los temas que reportaron los auditores. Evaluaciones basadas en el comportamiento mejorarán la actividad, proporcionando reportes con foco en el futuro y en los riesgos, con información claramente alienada con lo que estos gerentes y directores necesitan gestionar – temas estratégicos y de riesgos .

Es interesante notar que muchas regulaciones nuevas requieren que los directores asuman responsabilidades personales para asegurar que los riesgos asociados con los procesos de la organización son comprendidos y gestionados. Con una aplicación correcta del pensamiento sistémico y de evaluaciones basadas en el comportamiento, pueden demostrar que están cumpliendo con  sus responsabilidades. De lo contrario, hay un gran nivel de actividad, pero pueden pretender que realmente están cumpliendo con sus responsabilidades?.

El pensamiento sistémico no implicará que se puede ignorar nuevos requisitos,  pero provee una base clara desde la cual una organización puede aumentar la madurez de sus procesos dentro de un único sistema de gestión, para poder cumplir en forma eficaz y eficiente con los nuevos requisitos, a medida que éstos aparezcan.  Esto significa que cada nuevo requisito será integrado realmente dentro de la organización, permitiendo a los gerentes lograr un balance de los requisitos en una forma natural y en soporte de los objetivos del negocio.  En otras palabras,  se obtiene una gestión con los “pies en la tierra”.

 

Sobre los autores

Rob Peddle y Ian Rosam reúnen conocimientos y experiencias que provienen de áreas considerablemente diferentes, en su enfoque de pensamiento sistémico en los negocios, en la responsabilidad social corporativa y en auditorías basadas en el comportamiento. Han escrito varios libros sobre el tema en forma conjunta, y son apasionados en referencia a la creación de la capacidad de las organizaciones de atender el amplia rango de requisitos que están demandando las partes interesadas, por medio de un sistema de gestión aplicable a toda la organización y “con los pies en la tierra”.

Ambos son directores del High Performance Organization Group (www.the-hpo.com). Pueden ser contactados en  rob.peddle@the-hpo.com o en ian.rosam@the-hpo.com.

 

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