El Auditor líder
¿El auditor líder debería asumir el control total, o debería permitir que los miembros del equipo lo ayuden a guiar la auditoría?. analiza los problemas personales que pueden presentarse dentro del equipo auditor durante una auditoría
Cualquier especificación o límite de control, aún estando normalizado o acordado, puede ser vago. ¿Qué queda entonces para especificaciones sobre personas?.
El proceso de realización de una auditoría comienza de la siguiente forma. Un organismo de certificación envía una solicitud de trabajo a un auditor y le informa la dirección de correo electrónico y el teléfono del auditor líder. Si el/ella tiene suerte, conoce al auditor líder y tiene una idea de su criterio o, mas concretamente, de su visión del mundo.
Sin embargo, muchas veces el auditor no conoce al auditor líder. Si tiene suerte, recibe del auditor líder el plan de la auditoría, muchas veces elaborado para cumplir con los requisitos del organismo de acreditación, por lo tanto casi sin utilidad desde el punto de vista operativo. Si no recibe el plan, el auditor no tiene idea de qué auditar, cuándo y durante qué tiempo.
Durante la reunión de apertura, es habitual que el auditor líder proponga revisar el plan de la auditoría. Luego de un acuerdo verbal con la organización, suelen haber muchos cambios adicionales, usualmente cada dos horas.
LO primero que se debe hacer en una auditoría es entrevistarse con la alta dirección para tratar los temas de revisión por la dirección, desempeño de la organización y su comparación con los objetivos, acciones correctivas, planificación de la mejora y el plan de negocios. El auditor líder hace preguntas y toma notas; el resto de los auditores escuchan solamente, y muy pocas veces hablan.
Un problema: cuando esto ocurre, los representantes de la organización auditada piensan que el resto de los auditores son idiotas y se preguntas para qué se les paga?.
Durante la etapa 2 de una auditoría, un cliente inteligente puede tener a un equipo de hasta 3 auditores (especialmente en el caso de las auditorías según ISO/TS 16949) durante cuatro horas en una sala de reuniones, mostrándoles presentaciones en computadoras, tablas y gráficos. Luego habrá un intervalo para tomar café de unos 30 minutos, hasta que el auditor líder apura a los auditores a seguir adelante con la auditoría, esperando el intervalo para el almuerzo.
Luego del almuerzo – un cliente astuto elige un buen restaurante alejado y donde sirven buena comida y bebidas – el equipo auditor regresa a la empresa. ¿Cuan eficiente es auditar el proceso de manufactura después del almuerzo, cuando la temperatura interna y externa, la humedad y el ruido se ponen insoportables?.
Un problema: ¿Porqué el auditor líder – al definir el plan de la auditoría – no tiene en cuenta las condiciones ambientales que pueden afectar la eficacia de la auditoría?.
Otro problema es que los auditores líderes eligen para sí mismos los procesos más interesante – tales como ventas, diseño, laboratorio, acción correctiva y auditorías – dejando los otros en manos del equipo de auditores – control de documentos, recursos humanos, producción (especialmente si se lleva a cabo en condiciones ambientales incómodas), compras, etc.
Los auditores líderes que salen a buscar no conformidades muchas veces planifican la auditoría de forma tal que puedan identificar la mayoría de las no conformidades. ¿Hay algún premio ofrecido?.
Hay diferentes tipos de líderes.
- el “toro” - la certificación de la empresa debe ser mantenida, sin aceptar críticas de parte del equipo de auditores
- la “oveja” - un auditor líder certifica a la empresa, pero un auditor del equipo es demasiado poderoso, lo que muchas veces resulta en inconsistencias en los hallazgos del equipo auditor
- la relación “Caín / Abel” – hay una mala relación personal en el equipo de auditores, lo que hace imposible resolver los temas, aún si el líder no está involucrado
- la “oveja/lobo” – un auditor del equipo ha sido previamente consultor de la empresa, pero el auditor líder está ahí por primera vez, con un conocimiento y comprensión limitados de los procesos. ¿Quién lidera la auditoría?
Algunos dicen que el liderazgo es un arte; donde hay liderazgo debe haber autoridad y responsabilidad. Estos no son conceptos absolutos – si Ud. tiene autoridad, también tiene la responsabilidad de pagar por daños y perjuicios.
Es una pena que los requisitos sobre los auditores hacen hincapié en las características personales y el desempeño, mientras que los exámenes de auditor muchas veces premian la memoria y el conocimiento de la norma.
Sobre el autor
Umberto Tunesi estudió química industrial en la universidad, trabajó cuatro años en un laboratorio de desarrollo y 17 años en una empresa de inspección de productos. Ha sido auditor de sistemas de gestión desde 1994, especializándose en la industria automotriz desde 1996, así como consultor en metodologías tecnológicas.
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