La mejor forma de hacer
auditorías internas
Muchas veces, las auditorías interna se realizan porque así lo pide la ISO 9001. Los beneficios potenciales del programa se pierden por el apuro de asegurar que se cumple al pie de la letra con todos los procedimientos documentados y las auditorías se transforman en un ritual. Esos programas de auditoria no solamente no cumplen con los requisitos específicos de la ISO 9001, sino que también pierden la oportunidad de lograr la mejora- . explica una mejor forma de hacerlo.
Planificación
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Primero, decida porqué va a auditor y acuerde con la alta dirección cómo se beneficiará la organización. Si la alta dirección no ve realmente a la organización como un sistema de procesos inter-relacionados, éste es el momento de tomarse un tiempo para desarrollar un mapa de procesos, partiendo de la misión y objetivos establecidos por la alta dirección hacia abajo en la organización hasta un nivel en el que Ud. se sienta cómodo auditando. |
No se preocupe si su mapa de procesos no encaja con la documentación del sistema, porque ahora va a auditar la organización y no un conjunto de papeles .
los requisitos a lo largo de un eje y sus procesos en el otro; coloque un tilde en las intersecciones donde un proceso cumple con los requisitos y una cruz cuando Ud piensa que no se ha tenido en cuenta un requisito. Verifique la existencia de gaps y luego verifique el detalle para asegurarse que está cumpliendo con la norma, en los papeles por lo menos. Cualquier cruz que aún permanezca se transforma en un hallazgo de la auditoria antes de iniciar tildando una lista de verificación.
Priorice los procesos que ha listado y desarrollo un cronograma, sea realista y haga un plan compatible con los recursos que tiene disponible (gentes y tiempo) recuerdo, no debe cubrir todo cada año.
Finalmente, cada auditoria debería tener un sponsor, o sea alguien con autoridad para los procesos pertinentes.Auditando
Acuerde los términos de referencia (TdR) con el sponsor, con ideas propuestas tanto por los auditores como por el sponsor; luego, desarrolle su lista de verificación para sus TdR. Su lista de verificación va a ser su guía que le asegura que cubre con todas las áreas, pero no debería transformarse en un documento donde deba completar cada uno de los puntos.
Cuando audite, en muy útil tomar conciencia que hay solamente cinco preguntas que merecen ser hechas:
- ¿Qué está tratando de lograr?. Establezca con claridad lo que el auditado está realmente tratando de hacer; está la respuesta alineada con los objetivos de la organización?
- ¿Qué está realmente haciendo?. ¿Ha descripto el auditado su proceso?; trate de que lo describan usando su terminología, aunque, a veces, Ud. necesite hacer preguntas directas (aquí es donde su preparación y su check-list le serán de ayuda}.
- ¿Está cumpliendo sus objetivos?. Busque evidencias que soporten las respuestas a todas estas preguntas.
- ¿Porqué está hacienda esto?. Esta es la verificación contra el sistema formal y los procedimientos; si Ud. Se ha preparado adecuadamente, ya debería saber cuál será la respuesta, pero ésta es la oportunidad que tiene el auditado para demostrar que está trabajando siguiendo lo requerido por el sistema.
¿Podría hacerlo mejor?. Obtenga ideas de mejora – y presente las suyas tratando de arribar a un acuerdo.
Elaborando informes
Tome muchas notas durante la auditoría, pero no haga del reporte un relato complete de lo sucedido. La gente estará más dispuestas a leer (y tomar acción) sobre un informe corto que sobre uno largo – un informe largo es usualmente colocado en la bandeja de los trabajos pendientes a la espera de tener tiempo para leerlo – y el tiempo no necesario no siempre aparece.
Como mínimo, el informe sólo necesita contener el alcance y una declaración sobre el grado de cumplimiento. Sin embargo, se transforma en una herramienta útil para disparar acciones de mejora si también contiene:
- el título (y el No. de referencia, si es que así está establecido)
- una breve declaración de los TdR
- una lista del personal que participó (auditores, sponsor y los auditados entrevistados)
- un breve resumen de la auditoría
- una lista de las oportunidades de mejora; descríbalas con precisión lo que se observó y porqué deben ser analizadas, recomiende qué debería hacerse (si se siente con la confianza y competencia necesarias) y ordénelas por orden de prioridad o criticidad.
El final
En relación a los requisitos de la norma ISO 9001, cláusula 8.2.2, estamos en condiciones de verificar que:
- lo que se está haciendo es lo que estaba planificado hacerse
- el sistema cumple con los requisitos de la norma
- el sistema cumple con los objetivos de la organización
- el sistema está eficazmente implementado
- en relación con el grado de criticidad, y en los casos en que el sistema no está cumpliendo con los requisitos de la norma, hemos recomendado acciones correctivas.
Sobre el autor
Steve Coles ha trabajado por más de 20 años como consultor independiente en gestión de la calidad, primariamente en las áreas de exploración y explotación de la industria petrolera y del gas, en la que ha prestado servicios en empresas de solamente cinco empleados hasta en corporaciones multinacionales. Ha estado involucrado en el desarrollo, operación y mejora de esquemas de auditorías, cada uno de los cuales estaba focalizado en proporcionar lineamientos para la mejora más que en completar una lista de verificación.
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