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Agregando valor a las auditorías

¿Está agregando valor a las auditorías que realiza?. ¿Está seguro de que lo esté realizando sin poner en compromiso la integridad de las auditorías? El Grupo de Prácticas de Auditoría ha compendiado estas recomendaciones para asegurarse que sus auditorías son tanto imparciales como de ayuda para el auditadol

Son varias las definiciones de la palabra “valor” en el diccionario, pero todas se centran en el concepto de algo que es útil. Agregar valor significa, entonces, hacer que algo sea más útil.  

La primera pregunta es: ¿quién gana valor de las auditorías?:

• ¿la organización certificada?
• ¿los clientes de la organización certificada?
• ¿el organismo de certificación?

Por supuesto, la respuesta es: los tres. Realizando una buena auditoría Ud., como auditor, agrega valor a los clientes de la organización aumentando la capacidad de la organización de proveerles productos conformes. A su organismo de certificación le agrega valor aumentando la credibilidad de las auditorías de tercera parte. Pero, lo más importante, es que le agrega valor a la propia organización auditada; la pregunta clave es: ¿lo está logrando?.

• ¿Le está proporcionando información a la alta dirección respecto a la capacidad de la organización de cumplir con sus objetivos estratégicos?
• ¿Identifica problemas los que. una vez resueltos, logran una mejora en el desempeño de la organización?
• ¿Está identificando oportunidades de mejora y posibles áreas de riesgos?

Si no está seguro de estar logrando estas tres cosas, los lineamientos a continuación analizan cada parte del proceso de auditoría y le da consejos útiles para asegurar que su auditoría agregue valor.

Consejos para agregar valor a sus auditorías

Planificación de su auditoría

Cuando se esté preparando para su próxima auditoría, asegúrese que:

• comprende las expectativas del auditado y la cultura particular de la organización
• tiene en cuenta preocupaciones específicas a ser analizadas, tales como las surgidas de las auditorías previas
• realiza un análisis de riesgo apropiado al sector industrial o específico a la organización a ser auditada
• realiza una evaluación completa de todos los requisitos legales aplicables
• selecciona un equipo de auditores apropiado para lograr el cumplimiento con los objetivos de la auditoría
• asigna tiempos adecuados

Técnicas de auditoría

Céntrese más en los procesos que en los procedimientos. Seguramente se necesitarán algunos procedimientos documentados, instrucciones o listas de verificación para una planificación y control adecuados de los procesos, pero su preocupación principal debería ser el desempeño de los procesos.

Céntrese más en resultados que en registros. Algunos registros pueden ser necesarios para que la organización esté en condiciones de proporcionar evidencia objetiva de la eficacia de sus procesos (generando los resultados planificados) pero con el fin de agregar valor, el auditor debería tomar conciencia de la existencia de otras formas de evidencia, y darles el crédito que corresponda. .

Use el modelo “plan-do-check-act” (PDCA) para evaluar la eficacia de los procesos de la organización:

• ¿se ha planificado el proceso?
• ¿se está llevando a cabo según el plan?
• ¿se están logrando los resultados planificados?
• ¿se identifican e implementan oportunidades de mejora?

Trate de adoptar un enfoque holístico al recolectar evidencias a lo largo de la auditoría, no se centre en casos específicos.  

Ponga sus hallazgos en una perspectiva de análisis de riesgos y sentido común para realizar su análisis y tomar decisiones. No se olvide de relacionar sus hallazgos con su impacto sobre la capacidad de la organización de entregar productos conformes.

Informe y seguimiento

Diferentes formas de reportar la auditoría pueden ser necesarias, según sea la madurez de la organización, el nivel de confianza en el sistema de gestión de la calidad de la organización, los riesgos involucrados y la actitud y compromiso de los auditados hacia el proceso de auditoría. Ud. deberá considerar si el informe debería ser reactivo o proactivo. También debería.

• asegurar tener en cuenta todo aspecto cultural de la organización
• enfatizar los hallazgos positivos, según sea apropiado
• considerar si serán útiles las soluciones propuestas por la organización en respuesta a los hallazgos negativos

Finalmente, los informes deberían ser objetivos y dirigidos a la audiencia correcta. La alta dirección tendrá expectativas diferentes a las del representante de la dirección.

Agregando valor para aquéllos involucrados en el proceso de auditoría, Ud podrá asegurar que no es solamente una confirmación del cumplimento con la norma. Su informe será útil a la organización siempre que refleje en contexto a sus sistemas y demuestre objetivamente dónde están parados respecto a los requisitos de la norma.

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 es un grupo informal de expertos en sistemas de gestión de la calidad, auditores y profesionales miembros del IAF y del Comité Técnico ISO/TC 176 “Gestión y Aseguramiento de la Calidad”.  Este grupo ha desarrollado un conjunto de guías y presentaciones que contienen explicaciones sobre las auditorías de sistemas de gestión de la calidad, y reflejan el enfoque por procesos que es esencial para auditar los requisitos de la norma ISO 9001.

 

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