Mejores prácticas para auditar
proyectos
y analizan el nuevo enfoque sobre las prácticas de auditorías de proyectos utilizado en el proyecto de alta velocidad 1 del túnel bajo el Canal y cómo puede ser usado para reportar auditorías de proyectos nuevos
Las auditorías de los proyectos y chequeos de salud proporcionan a las organizaciones la oportunidad de descubrir temas, problemas y desafíos en la ejecución de un proyecto. Estas auditorías presentan un resumen de lo que salió bien y de lo que necesita ser mejorado, por medio de un análisis detallado de la gestión del proyecto y de sus procesos de control.
Las auditorías y las auto-evaluaciones en el proyecto de alta velocidad 1 del túnel bajo el Canal gestaron un nuevo enfoque de las auditorías a proyectos, el que involucró la participación de todas las partes interesadas clave. Se puede argumentar que este nuevo enfoque fue un factor decisivo para el éxito del proyecto y para la obtención de un premio de la European Foundation for Quality Module (EFQM).
Alta Velocidad 1
En 1996 se le otorgó a la London and Continental Railways (LCR) la concesión para construir la conexión con el túnel bajo el Canal consistente en una línea férrea posteriormente denominada “alta velocidad 1” (high speed 1, HS1). HS1 fue el primer tren de alta velocidad en el Reino Unido, y recorre 100 km desde Londres hasta la entrada del túnel bajo el Canal. El proyecto tuvo una duración de 9 años y empleó a más de 1000 personas en sus momentos de mayor actividad. En noviembre de 2007 el proyecto, de 5.8 billones de libras esterlinas, se terminó en tiempo y dentro del presupuesto.
Union Railways fue el cliente del proyecto y Rail Link Engineering (RLE) fue designada para gerenciar el proyecto. Desde el comienzo, todas las partes involucradas buscaron de asegurar que la calidad fuera una parte integral del proyecto. Antes de los 3 meses de haberse firmado el contrato, se estableció una estrategia de la calidad específica para el proceso, basada en las mejores prácticas. La estrategia cubrió cuatro áreas, una de las cuales fue la auditoría de la calidad y las auto-evaluaciones.
Diferentes auditorías
Tres tipos de procesos de auditorías se aplicaron al realizarse auditorías de sistemas de gestión en el proyecto HS1. Los tres tipos contenían elementos de calidad, medio ambiente y salud y seguridad ocupacional:
Auditorías principales
Examinaron procesos a un alto nivel para asegurar que estaban operando satisfactoriamente. Los auditores convocados provenían del representante del gobierno en el proyecto y del cliente, Union Railways.
Auditorías nivel 1
Auditaron a los sistemas de gestión relacionados con la alta dirección de RLE y con los contratistas principales. Los auditores provenían de RLE, Union Railways y de organizaciones corporativas de contratistas. Se realizaron auditorías centrales a los procesos de diseño y compras por medio de auditores internos de Union Railways and RLE.
Auditorías nivel 2
Auditaron sistemas de control de gestión relacionados con subcontratistas y con los mandos medios de RLE. Los auditores provenían de contratistas y de RLE.
Las auditorías fueron diseñadas para focalizarse en la eficacia de los sistemas de gestión a todos los niveles, en su capacidad de entregar la calidad requerida.
Proceso de auditoría
Cada tipo de auditoría tenía procesos bien definidos, con el apoyo de flujogramas en tres etapas clave:
- programación y planificación
- ejecución
seguimiento y cierre
Figura 1: Flujograma simplificado de las etapas clave del proceso de auditoría para lo tres niveles de auditoría
La ejecución de las auditorías incluyó la realización de entrevistas, el análisis de información y la observación de actividades. Los auditores participaron en reuniones previas a las reuniones de cierre para revisar y acordar los hallazgos y preparar los pedidos de acción correctiva y las observaciones basadas en buenas prácticas.
Beneficios
La robustez de proceso de auditoría de HS1 fue consecuencia del involucramiento del equipo del proyecto (RLE), del cliente (Union Railways), de contratistas principales y del representante designado por el gobierno. Como resultado, los reportes de seguridad de RLE y de Union Railways incluyeron a los hallazgos de las auditorías. Había una constante preocupación en la resolución de los pedidos de acción correctiva y los resultados clave relacionados con la calidad eran presentados en las reuniones de excelencia en la calidad en las que participaban los directores de RLE y de Union Railways.
Los niveles de auditoría y las listas de verificación fueron diseñados para reflejar los requisitos específicos del proyecto HS1, así como para demostrar los resultados que llevaban a la mejora continua. Los formularios de pedidos de acción correctiva fueron muy eficaces en identificar tanto acciones preventivas como correctivas, las que permitían mejorar el diseño y los procesos y atrajeron la atención del comité central del proyecto.
Mejores prácticas
Los principios fundamentales de las auditorías de proyectos fueron adecuados a las necesidades del proyecto HS1 para poder monitorear y evaluar los sistemas de gestión, tanto del cliente como de los gerenciadores del proyecto con el fin de cumplir con los requisitos específicos de un proyecto tan complejo. Las organizaciones que deban auditar proyectos en el futuro pueden aprender de este nuevo enfoque y deberían tener en cuenta las siguientes buenas prácticas:
- evaluar la necesidad de sistemas de gestión de auditorías
- diseñar procesos de auditorías en los niveles apropiados, cubriendo el equipo del proyecto, contratistas principales y subcontratistas
- diseñar y documentar en detalle los procesos de auditorías, con flujogramas, listas de verificación, y resúmenes, notificaciones y formularios de auditoría
- involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de auditoría y, de esa manera, promover la asociación con proveedores y un involucramiento proactivo de contratistas en el monitoreo y mejora de las auditorías de proyectos y del grado de cumplimento con las normas
- diseñar procesos de auditoría y listas de verificación que cubran todos los aspectos clave de los entregables del proyecto, incluyendo salud y seguridad ocupacional, medio ambiente, calidad, diseño y compras
- alinear los procesos de auditoría con la estrategia de ejecución del proyecto, con los reportes ejecutivos y con las auto-evaluaciones basadas en la EFQM
Auditorías de proyecto eficaces pueden contribuir enormemente en la finalización exitosa de un proyecto, y deberían ser realizadas de la mejor forma posible. El equipo del proyecto aseguró que estaba hacienda todo lo posible para lograrlo, estando dedicado a las prácticas de la calidad y ajustando las auditorías del proyecto y las auto-evaluaciones a las necesidades específicas de HS1.
Sobre el autor
Ron Basu is director of Performance Excellence and visiting executive fellow at Henley Business School. He is also visiting professor at ESC Lille.
Dan Keeling trained as a civil engineer before moving into quality management while on a city building project. He spent five years working on the channel tunnel before heading up the quality management function on HS1.
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