Aspectos culturales de las

auditorías

Durante las auditorías, ¿tiene en cuenta la cultura de la organización auditada?. El Grupo de Prácticas de Auditoría ha creado una guía de cómo estar atento a los aspectos culturales

Durante el curso de su carrera profesional, el auditor puede tener que auditar organizaciones con una gran variedad de culturas corporativas internas y de ambientes externos, tales como étnicos, sociales, económicos, políticos o religiosos. Es importante que el auditor sea capaz de percibir estos aspectos culturales con el propósito de evitar posibles conflictos, pero al mismo tiempo, pueda permanecer imparcial durante la auditoría.  

Los auditores deben expresar sus pensamientos, ideas y preguntas en términos tales que puedan ser comprendidos, especialmente cuando hay diferencias de idioma. Es importante resaltar que es responsabilidad del auditor adecuarse a la forma de expresarse del auditado, y que una falta de habilidades en el lenguaje no lo lleve a tener prejuicios al presentar los resultados de la auditoría. También, pueden presentarse diferentes aspectos culturales y de lenguaje  dentro de una misma organización, como es el caso de empresas multinacionales.  

En la etapa de planificación

El momento ideal para considerar aspectos culturales de una auditoría es en las etapas de planificación. Cuando selecciona el equipo auditor, se deberían considerar características tales como el género, habilidades en el lenguaje, habilidades sociales y potenciales conflictos culturales que pudieran surgir por elegir una persona en particular.  Siempre que sea posible, es deseable contar con auditores que estén familiarizados con el idioma y costumbres locales.  Alternativamente, puede ser apropiado solicitar ayuda antes de iniciar la auditoría.

Cuando esté desarrollando el cronograma de entrevistas, debería respetar el horario típico de trabajo del auditado siempre que sea posible, así como cualquier tradición pertinente, vacaciones, tiempo para las comidas y para los rezos.  Si está conduciendo una auditoría en un país extranjero, considere si necesita alguna traducción independiente y asigne tiempo para ello.

En la etapa de planificación, no se olvide de reservar tiempo para informar a su equipo auditor sobre todo aspecto cultural de alta sensibilidad. Todo aspecto cultural significativo debería ser evaluado en la etapa 1 de la auditoría pudiendo ser posible  hace modificaciones antes de iniciar la etapa 2 y las auditorías siguientes.  

Considerando una cultura corporativa

Todas las organizaciones son diferentes, por lo que no hay una cultura corporativo estándar. La cultura interna también puede ser independiente de la cultura externa dentro de la cual la organización desarrolla sus actividades. Son  muchos los aspectos que deben ser considerados. A continuación se mencionan algunos ejemplos:

Grade de formalidad / vestimenta

Los auditores pueden tener una desventaja sicológica si están usando vestimenta muy informal, es así como la mayoría de los organismos de certificación tiene un código para la vestimenta para enfrentar esa desventaja. Asimismo, es posible que los auditores tengan una vestimenta demasiado formal, corriendo el riesgo de sentirse incómodos o inhibir al auditado, afectando de esa manera el resultado de la auditoría.  

Una recomendación útil para la preparación de una auditoría es vestir como lo hacen los directores de la organización auditada. Seguramente, auditar una granja de un país tropical requiere de una vestimenta totalmente distinta a la auditoría de un banco de inversiones en una capital financiera importante de un país de clima frío. Las visitar previas a las auditorías, las auditorías etapa 1 y el sentido común básico son herramientas útiles para determinar qué tipo de vestimenta es el apropiado.

Jerarquía organizacional

Es importante tomar conciencia que lo formal no es necesariamente bueno y lo informal no es necesariamente malo. Algunas de las organizaciones mejores conducidas son muy informales en su estilo de gestión, y, en particular, en su interacción entre los distintos niveles de la empresa y en sus comunicaciones.

Los auditores deben ser sensibles a los protocolos de la organización con respecto a sus jerarquías internas, lo que no significa inhibirse para comunicarse directamente con las personas que están realmente realizando el trabajo. La tendencia de hablar solamente con los gerentes debería ser evitada a cualquier costo, aunque siempre es conveniente reservar para el gerente un cierto tiempo de conversación directa con el fin  de evitarle situaciones embarazosas.

Auditorías con hallazgos negativos

Es importante documentar apropiadamente las no conformidades detectadas durante la auditoría y presentarlas con claridad a la organización. Algunas culturas organizacionales son sensibles a las no conformidades y reaccionan en forma defensiva, pudiendo lo gerentes tratar de identificar a qué persona hacer responsable por cada no conformidad. Esto puede crear cierta tensión adicional durante la auditoría, pero no debería impedir que los auditores presenten las no conformidades que detectaron. Sin embargo, puede ser conveniente enfatizar el hecho de que la auditoría tiene como objetivo verificar el funcionamiento del sistema de gestión y no el comportamiento de personas individuales.

Ud puede realizar una auditoría con sensibilidad y en forma imparcial, siempre que sea conciente de los distintos aspectos culturales que pueden afectar su desarrollo. Teniendo en cuenta los aspectos específicos de la cultura organizacional del auditado en la etapa de planificación puede ayudar a reducir la posibilidad de que se presenten malos entendidos y discusiones.

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 es un grupo informal de expertos en sistemas de gestión de la calidad, auditores y profesionales miembros del IAF y del Comité Técnico ISO/TC 176 “Gestión y Aseguramiento de la Calidad”.  Este grupo ha desarrollado un conjunto de guías y presentaciones que contienen explicaciones sobre las auditorías de sistemas de gestión de la calidad, y reflejan el enfoque por procesos que es esencial para auditar los requisitos de la norma ISO 9001.

Envíenos ahora su opinión en el Foro Online