Relatos de un auditor
recuerda cómo dos auditorías revelaron problemas con alto riesgo en calibraciones
La calibración de instrumentos y equipos de medición puede ser de gran importancia para asegurar si la organización es capaz de operar en su mejor nivel; por esta razón es que se incluyó la cláusula 7.6 en la norma ISO 9001.
Aunque la norma no requiere que se calibren todos los instrumentos, la no realización o una realización no adecuada de esas calibraciones puede traer consecuencias muy costosas a las organizaciones. Cuando se han desarrollado procedimientos de calibración, pero no están siendo cumplidos, un auditor puede pones en evidencia riesgos de los que el auditado no estaba conciente.
Sorpresa
Durante una auditoría en particular, estaba con el gerente general cuando pregunté sobre la planificación de la calibración de los instrumentos. Como respuesta, me llevó a una sala muy larga y angosta, con una persona trabajando en una esquina.
Luego de las presentaciones habituales, le pregunté a esa persona si tenía documentos o registros en relación con las calibraciones. Me señaló hacia la esquina del otro lado de la sala, pero permaneció sentado en su escritorio; por lo tanto yo fui buscar los archivos.
Luego de revisarlos, le dije: “Veo que ayer calibró un instrumento”. Me respondió que sí. Entonces, le dije: “Pero los registros no están en el archivo?”. “Es correcto”, me dijo, “están en la computadora”. Le pedí ver los resultados y eventualmente aparecieron en la pantalla. Había tres números de referencia: 9.00, 7.00 y 5.00 – exactamente los mismos que yo veía en los registros y que eran del día anterior al de ayer, cuando también había calibrado el instrumento!.
No había forma de explicar cómo había obtenido esos resultados (o sea los mismos resultados en dos días consecutivos) y percibió que yo me había dado cuenta. Permanecí calmo y cortés, y le sugerí que deberíamos ver el instrumento en cuestión.
Le pedí que hiciera la calibración nuevamente delante de mí. Lo dejé sufrir un poco, y luego le pregunté si yo podría tratar de repetir la calibración. Me tome un tiempo, prolongando su agonía, sabiendo muy bien que yo no podría obtener un conjunto de resultados idénticos, como él aparentemente había obtenido.
Finalmente me dirigí a él, en presencia del director general, y le dije: “Me mintió. Ud no calibró este instrumento ayer”. En realidad, él había inventado los resultados y, desafortunadamente para él, yo tengo mucha experiencia en calibraciones. A continuación confesó que había mentido y que había inventado los resultados. Le dije que presentaría una no conformidad.
No se lo que pasó luego, pero imagino que ha de haber recibido un buen reto por parte del director general.
Balanzas nuevas
Si la exactitud de un instrumento es de vital importancia, una organización no debe suponer que un instrumento es exacto porque es nuevo. Durante la auditoría, el gerente general me comentó lo difícil que había sido conseguir balanzas nuevas calibradas.
Su empresa fabricá artículos pequeños de bajo costo y la mejor forma de contar la cantidad que el cliente solicitó era pesándolos, por lo que la exactitud de la balanza era crucial. Sin embargo, cuando solicitaba la calibración de las balanzas, el representante del fabricante decía que al ser nuevas no necesitaban ser calibradas.
Finalmente el vendedor transigió, luego de que el director general le explicara que la organización necesitaba un certificado de calibración para la próxima auditoría, pero le dijo “Esto no le saldrá gratis”. Volvió a la empresa con sus pesas patrón calibradas y le resultó muy incómodo descubrir que las balanzas estaban fuera de especificación. No es de sorprender que no haya cobrado por la calibración realizada.
En ambos casos, la certificación ISO 9001 fue beneficiosa para las empresas. Aunque el auditor no es quien decide qué instrumento necesita ser calibrado, parte de su trabajo es ver si todos los procesos asociados con la calibración están siendo llevados a cabo según lo planificado, y de que existan registros adecuados. Una auditoría eficaz puede detectar dónde estos procesos no están funcionando bien, y por lo tanto están dejando a la empresa sometida a riesgos en forma innecesaria .
Sobre el autor
El Dr Dennis Green es un consultor internacional y auditor principal ISO 9001, y el autor de cinco libros sobre sistemas d gestión de la calidad. Tres de sus libros más recientes han sido publicados por el BSI.
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