Siguiendo la pista de
auditoría
argumenta que una pista exhaustiva de auditoría es esencial para una auditoría exitosa
Son muchos los elementos importantes que hacen a la profesionalidad de las auditorías. Algunos requisitos, tales como la necesidad de auditar los procesos están definidos en las normas ISO 9000. Sin embargo, hay un elemento de las auditorías que está ausente en los términos y definiciones de la norma ISO 9000: la pista de auditoría.
La realización de auditorías sin seguir una pista determinada es una de las razones más importantes que explican porqué no son eficaces.
¿Qué es una pista de auditoría?
Ante la ausencia de una definición en la norma ISO 9000, la definición de los diccionarios de “auditoría” y de “pista” lleva a poder definir “pista de auditoría” como “un examen, realizado por una persona calificada, de una actividad siguiendo los rastros que ha dejado el proceso”. Pero, ¿qué significa esto en la práctica?.
Aunque aplicada por algunos auditores, su uso no está universalmente aceptado. La credibilidad de las auditorías está cuestionada por no seguirse en su ejecución, una pista de auditoría. Los auditores deberían entender la secuencia de las actividades asociadas con el proceso que está auditando, y realizar la auditoría en consonancia, asegurando que los requisitos del proceso están siendo cumplidos.
Por ejemplo, seguramente los auditores visitarán el taller de producción de la organización. Esto le permite al auditor ver qué está sucediendo e identificar los números de las órdenes de producción que se están fabricando en ese momento. Con esta información, es sencillo identificar en el departamento de ventas la especificación del producto acordada con el cliente y luego tomar las muestras que sean pertinentes.
Esto significa que el proceso puede ser verificado para asegurar que lo que sucede está bajo control y que el producto cumplirá con la especificación. De aquí en adelante, se toma la pista de auditoría y se la sigue.
Usando la auditoría de una compra como ejemplo, Ud. necesita identificar qué material o equipo ha sido comprado para la orden de producción que tomó como muestra. Siempre es importante comprender lo que hace funcionar el proceso. En este caso, es normalmente la requisición, la que define lo que se necesita.
Si el auditor no entiende la especificación, no podrá verificar si el proceso siendo auditado cumple con los requisitos del pedido de compra:
- ¿qué solicita la requisición? – cumple con la especificación acordada?,
- ¿cómo se toma la decisión de compra?,
- ¿cómo se aprueba la especificación?. ¿Es la adecuada?,
- ¿quipe decide lo que se necesita y tiene la autoridad para hacerlo?
- ¿quién elige al proveedor y en base a qué criterio?
- ¿cómo es el proceso de evaluación de ofertas?
- ¿cómo se le informa la especificación al proveedor?
- ¿se utilizan normas nacionales o internacionales?
- ¿quién controla el proceso?
- ¿hay requisitos especiales para el embalaje y despacho?
Éstos son algunos de los temas que deben ser tratados, muchos de los cuales siguen las cláusulas de la norma ISO 9001.
Muestreo correcto
El punto de partida de la auditoría es utilizar las muestras elegidas e identificar la secuencia de actividades del proceso y los controles que se le aplicaron. Es importante que las muestras estén relacionadas y provengan de la misma pista. Frecuentemente, las muestras son tomadas en distintas etapas del proceso y no están relacionadas con la muestra inicialmente seleccionada, lo que significa que el auditor no es capaz de verificar si el proceso está funcionando adecuadamente. Solamente podrá confirmar que cada documento en particular está siendo completado correctamente.
Elementos tales como procedimientos, formularios y listas de verificación aseguran que el proceso está siendo gestionado y controlado eficazmente. Es esencial que los auditores se tomen el tiempo necesario para comprender cuáles son los requisitos establecidos sobre proceso que están auditando.
Es imposible realizar una auditoría de segunda o tercera parte a una organización si el auditor no se toma el tiempo necesario para comprender la especificación de su producto o servicio, incluyendo los requisitos legales aplicables. Es este enfoque profesional hacia las auditorías que permite a un auditor identificar debilidades en el proceso y decidir si la organización es capaz de cumplir con los requisitos especificados. El enfoque del seguimiento de la pista de auditoría aplica a cualquier auditoría, sea de primera, segunda o tercera parte.
Sobre el autor
David Seear es ingeniero matriculado y director de PDQ Management Services. Anteriormente, trabajó como responsable de la calidad y el desempeño para la división de materiales de Shell UK y representó al Reino Unido en el ISO/TC 176 durante 3 años .
E: daveseear@btinternet.com
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