Conociendo las partes
interesadas en las
auditorías
explica cómo el reconocimiento de las partes interesadas en las auditorías puede ayudar a que sus auditorías sean exitosas
Uno de los desafíos que enfrenta el auditor, igual que en otras profesiones, es comprender lo que quieren sus clientes directos, pero también todos aquéllos interesados en lo que está haciendo, en los resultados de su trabajo y en qué grado pueden aceptar sus recomendaciones u oponerse activamente a todo lo que está haciendo. Partes interesadas en una auditoría pueden ser el gerente del área auditada (y todos sus subordinados), otros gerentes que también piensan que pueden ser alcanzados por los resultados de la auditoría, y el gerente de calidad de la organización.
El mapeo de las partes interesadas puede ser una herramienta útil para poder entender lo que quieren y poder predecir lo que pueden hacer. Este mapeo crea una representación visual del apoyo o la oposición a lo que está haciendo, en comparación con el poder que tienen para ejercer esa oposición o apoyo.
Partes interesadas
El primer paso en el mapeo es tomarse el tiempo suficiente para entender las partes interesadas. Cuanto mayor sea la información que puede obtener, más preciso será el mapa que puede crear y más eficaz podrá ser la estrategia que puede desarrollar para poder influir sobre dichas partes interesadas.
Una vez que identificó a sus partes interesadas, pregúntese: “en qué están interesadas?”. Puede ser que quieran demostrar que está todo bien y no tener nada extra que hacer, o que quieran mejorar la organización. Según cómo perciban a la auditoría tomarán la decisión de apoyarla u oponerse a la misma.
Algunas personas apoyarán activamente el trabajo, siendo abiertos y transparentes, y haciendo lo necesario para que la auditoría sea un éxito. Otros harán lo opuesto, tratando fervientemente de echar por tierra sus esfuerzos.
Puede haber una mayoría silenciosa y pasiva, los que son más difícil de clasificar. Estarán siempre en guardia, donde en lugar de tomas actitudes positivas, pueden apoyar u oponerse al cambio permitiendo que las cosas pasen o, en forma silenciosa, obstruyendo el desarrollo de la auditoría.
En un punto medio, los que toman una posición de indecisión o neutralidad ante posiciones conflictivas, no apoyan ni se oponen al cambio. Están siempre en una posición de espera, mirando lo que está sucediendo. Otros están indecisos. Algunas personas toman decisiones en forma rápida, otras necesitan más tiempo de reflexión o de persuasión. De cualquier manera, estas personas pueden ser muchas; debería esforzarse por convertirlas y ganará la partida!.
Todas las partes interesadas tiene cierto poder, tanto sea formal por ocupar una posición importante o informal, por saber persuadir a otros para que lo apoyen o se opongan a lo que está haciendo.
Aquéllos con poder seguramente serán los más útiles adherentes a su accionar o los oponentes más peligrosos. Por lo tanto, un análisis de dónde está el poder puede ayudarlo a priorizar su forma de encarar a las partes interesadas.
El mapa
Construya el mapa primero analizando a las partes interesadas según las consideraciones precedentes y luego ingresándolas al cuadro que está a continuación, escribiendo sus nombres en el cuadrado pertinente. Una forma de hacerlo en equipo es escribiendo sus nombres en pequeños papeles para luego pegarlos en la pared, según la figura 1.
Figura 1: Mapa de partes interesadas
Luego de haber ubicado a las personas en su ubicación actual, la pregunta es cómo hacer para moverlos en la dirección correcta. Usualmente, esto significa moverlos en el gráfico, lo que intentamos mostrar con flechas, según la Figura 2. Sin embargo, estos movimientos tienen un costo, en términos de su tiempo y esfuerzo. Le sugiero que determine qué movimientos puede hacer y a qué costo, para luego identificar la mejor alternativa para la acción.
Figure 2: Influencia sobre la sapotes interesadas
El mapa en acción
Una vez trabajé en una empresa donde la preocupación por la calidad era limitada y las auditorías eran vistas como algo desagradable y sin valor agregado. Sin embargo, un gerente pensaba que podían ser útiles para promover la mejora y fue así como trabajamos juntos para mapear a los otros gerentes de alto nivel y a individuos clave dentro de la organización, los que probablemente apoyarían o se opondrían a establecer un marco explícito de mejoras alrededor de las auditorías. El mapa nos ayudó para identificar quiénes deberían ser convertidos y quiénes podrían ser los primeros en adoptar el nuevo enfoque. No fue un proceso fácil, pero el mapa nos puso en el camino correcto.
Sobre el autor
David Straker, MCQI CQP, es consultor. Administra un sitio web para compartir conocimientos www.syque.com y es el autor de Changing Minds: In Detail
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